Ambient Awareness dank Social Project Management

Die Konsequenzen der meisten unvorhergesehenen Ereignisse in Projekten, in denen ich in irgend einer Rolle zu tun hatte, hätten verhindert oder wenigstens abgeschwächt werden können, wenn alle Projektstakeholder immer alle Informationen zur Verfügung gehabt hätten. Aber wie lässt sich das erreichen, wenn man nicht ein ständig laufendes Projektmeeting machen will? Schon nur wöchentliche Projektmeetings sind zu viel, und wenn man auch noch alle Stakeholders dabei haben will, kämen bald einmal mehrere Dutzend Leute zusammen. Ein unvorstellbarer Horror!

Ich spreche hier – wie man das von mir gewohnt ist – von Migrations- und Integrationsprojekten, die das Ziel haben, entweder etwas Neues zu implementieren oder etwas bestehendes zu ersetzen. Die meisten Projekte sind Migrations- und Integrationsprojekten1. Die Tatsache, dass es eine Auftraggeberseite (hier “Kunde” genannt) und eine Auftragnehmerseite (hier “Lieferant” genannt) gibt, führt dazu, dass es separate Projektmeetings beim Kunden und beim Lieferanten gibt sowie solche, an denen sowohl Kunden- als auch Lieferantenvertreter teilnehmen. Bei allen Meetings fehlt immer gerade jemand, der die benötigten Informationen hätte, so dass viele Traktanden mit der Feststellung schliessen, dass sich jemand darum kümmern und die nötigen Informationen zusammentragen werde.

Die wirklich wichtigen Entscheidungen finden aber manchmal auch ausserhalb der offiziellen Meetings statt. Entweder entscheidet das oder die Managements über die Köpfe der Projekjetleiter hinweg oder Projektmitarbeiter entscheiden etwas Inoffizielles in der Kaffeeecke.

Die Lösung könnte Social Project Management heissen.

Das deutsche Wikipedia kennt den Begriff überhaupt nicht. Von drei PM-Experten hat nur einer auf die Frage, warum Social PM so wenig beachtet wird, reagiert und zugegeben, dass ihm der Begriff fremd sei. Dabei gibt es unzählige Quellen im Web. Ein interessanter Artikel veröffentlichten Shilpa Gupta und Himanshu Bansal auf ihrer Website2

Das englische Wikipedia behandelt den Begriff zwar ganz gut, hängt Social PM aber an der Tatsache auf, dass Projektteams meistens verteilt seien und bleibt in diffuser Unbestimmtheit stecken.

Warum Social PM?

Eine typische Projektsituation wird von den meisten Leuten als etwas Komplexes wahrgenommen. In letzter Zeit wächst die Einsicht, dass Intuition eine wesentliche Voraussetzung ist, um komplexe Situationen erfassen und verarbeiten zu können. Ein Activity Stream, wie er von Social Media Systemen erzeugt wird, führt zu einer “ambient awareness”, die intuitiv zustande kommt und ein gutes Gefühl für das Projekt hervorbringt.

Das Kernstück müsste etwa so funktionieren, wie Facebook. Jeder Projektstakeholder schreibt, was er gerade macht. Viele dieser Einträge können auch automatisiert werden. Wenn z.B. jemand ein Programm installiert hat, dann kann eine Spidersoftware Teile aus dem Installationslog in das Social PM Tool übernehmen. Eine Punktevergabe à la Klout verleiht dem Erfassen der Aktivitäten einen gewissen sportlichen Eifer.

Manche mögen befürchten, dass ein Activity Stream zu einer Informationsüberflutung führt. Ich glaube, das Gegenteil ist der Fall. In einem Activity Stream liest man nicht jeden Eintrag sorgfältig, sondern erfasst mit einem Blick “what’s going on”. Das ist genau, was man unter Ambient Awareness versteht.

Was bringt Social PM?

  • Ambient Awareness ist das intuitive Erfassen einer Situation, was die Achtsamkeit erhöht und die Ungewissheit reduziert. Dadurch können schwache Signale frühzeitig wahrgenommen werden, ein grosse Hilfe im Begegnen von Unvorhergesehenem.
  • Das überaus wichtige Thema der Kommunikation in Projekten kann damit in den Griff bekommen werden. Die “Meetingitis” kann eingedämmt werden. Das wirkt sich auch positiv auf die Kosten aus.
  • Sowohl das klassische als auch das agile PM empfehlen, ein Projekttagebuch zu führen, um einerseits jederzeit Rechenschaft ablegen zu können und andererseits, um einen Überblick zu bewahren, was wann durch wen gemacht worden ist. Genau das wird durch ein Activity Stream gewährleistet.

Vielen wird Social PM suspekt vorkommen, weil Social Media höchstens für Marketingprofis brauchbar ist. Alle anderen, die sich damit befassen, sind eher digital nerds. So das gängige Clichee. Aber ich denke nicht, dass Social Media eine derartige Resonanz hätte, wenn nicht mehr dahinter stecken würde. Das Ganze steht und fällt selbstverständlich mit den Social Media Skills vor allem des Projektleiters, aber auch der übrigen Projektmitarbeiter. Daher müssten moderne PM-Ausbildungen unbedingt auch ein Social Media Modul enthalten!

1Ein Gegenstück zu Migrations- und Integrationsprojekten sind Entwicklungsprojekte, die etwas anders ticken und Zielobjekte von Scrum und anderen agilen Techniken sind.

2Shilpa Gupta und Himanshu Bansal.  Can Social Media help Project Management? www.shilpagupta4.com/ August 2011,

Wider den Denk-Adhocismus oder “Leute, für Euer Problem gibt es gute Theorien!”

Kürzlich nahm ich an einem Workshop teil und wurde in eine Gruppe eingeteilt, die eine bestimmte Situation beschreiben und Handlungsempfehlungen abgeben musste. Ich beobachtete für einmal den Gruppen- und Problemlösungsprozess, anstatt mich voll auf die Aufgabe zu konzentrieren und war mehr als erstaunt. Natürlich trat sofort ein Moderator auf, der sich anbot, zum Problem Aussagen zu den drei Feldern “Information”, “Analyse”, “Empfehlungen” zu sammeln. Er erklärte, dass die Empfehlungen aus den Aussagen und diese wiederum aus den Informationen folgen sollten.

Jedes Gruppenmitglied nannte nun, was ihm gerade in den Sinn kam. Das lief relativ brainstormartig ab. Nach einigen Minuten waren die drei Felder gefüllt und man konnte zufrieden abbrechen und die Sammlung dem Plenum vorstellen.

Bis auf einen hat sich niemand auch nur um eine Spur einer theoretischen Einbettung der Situation gekümmert. Als der Eine von einer Theorie berichtete, die exakt zu der Situation gepasst hätte, hörten die anderen Mitglieder gelangweilt zu und setzten danach unberührt ihr wildes Brainstorming weiter. Ich glaube, sie verstanden die Theorie gar nicht, bzw. fühlten sich in ihrem Brainstorm gestört.

Meine Beobachtung wurde bestätigt, als ich kurz darauf zusammen mit anderen Mitstudenten eines Kurses eine Hausaufgabe erhielt. Wir mussten verschiedene Konzepte in einem bestimmten Schema beschreiben und zusammenfassen. Die Konzepte wurden in den vergangenen Jahrzehnten durch Pioniere publiziert und in der Praxis erprobt und basieren alle auf Theorien, die von bekannten Forschern aufgestellt wurden.

Die meisten meiner Mitstudenten machten sich nicht die Mühe einer Recherche. Es schien, dass sie meinten, die Bezeichnungen seien leere Worthülsen und müssten von uns mit einer Bedeutung gefüllt werden. Sie haben einfach etwas erfunden und brauchten so bloss ein paar Minuten, um das Beschreibungsschema zu füllen. Das Studium der Konzepte nahm hingegen viel Zeit in Anspruch und die einigermassen fundierte Zusammenfassung erforderte nochmals einen grossen Aufwand.

Es scheint, dass viele Menschen ihre Aufgaben so ziemlich ad hoc angehen ohne sich Gedanken zu machen, ob zu dem Themenkreis, den die Aufgabe adressiert, bereits Theorien bestehen, an die sie anknüpfen könnten. Man redet und denkt einfach mal in’s Blaue hinaus….

Über die Welt, in der wir leben, nachzudenken, ist für mich ausserordentlich sinnstiftend. “Nachdenken” bedeutet für mich:

  • Intuitives erfassen der Situation oder Tatsachen.
  • Verbindungen herstellen zu ähnlichen Situationen und Tatsachen.
  • Klassifizieren der Situation und recherchieren, ob diese Situations-/Tatsachenklasse in der Literatur bekannt ist, heute unbedingt auch unter Einbezug von Social Media und anderen Web 2.0 Anwendungen
  • Verknüpfen, vernetzen und weiter entwickeln relevanter Konzepte und Theorien
  • Einbetten der Situation oder der Tatsachen in die Konzepte und Theorien
  • Verstehen der Situation und der Tatsachen.

Das ist eine “gezwungene” Beschreibung meines Denkens. Sie erhebt aber nicht den Anspruch, eine Denkmethodologie zu sein, denn dieses Schema läuft meistens intuitiv ab. Die einzelnen Punkte überlappen und durchdringen sich, und ich bin sie mir auch nicht bewusst.
Entsteht denn neues Wissen nicht vor allem dadurch, dass bekanntes Wissen verknüpft , vernetzt, zueinander in Relation gesetzt und neu klassifiziert wird?

Für Managementsysteme “tural on management” bringt es auf den Punkt1:

Die Prozessorganisation ist …. eine sinnverarbeitende soziale Organisation, deren Basiselement Kommunikation ist….Die Operationen im Prozess haben komplizierte und komplexe Anteile. Komplizierte Anteile sind analytischen Verfahren zugänglich, so dass sie mit bewährten Methoden analysiert, geplant, modelliert und dokumentiert werden [können]. Komplexe Anteile sind analytischen Verfahren nicht zugänglich. Hier hat das Prozessteam mit Überraschungen zu tun. Es benötigt im Moment der Überraschung eine passende Idee. Theorien sind Prüfmechanismen für Ideen. Theoriebasiertes Vorgehen ist erforderlich.

1tural on management. Prozess. Website . Letzter Zugriff am 16. Juni 2012

Der Pfad der Ungewissheit in Projekten

Sibylle Peters schrieb in Management von Ungewissheit1 einen Aufsatz zum Thema Projektorganisation und Projektmanagement unter den Bedingungen zunehmender Komplexität2

Auf Seite 154 veröffentlicht sie die Iterations-Wolken-Metapher-Grafik von Oesterreich/Weiss. Sie visualisiert die iterative Zielklärung und -annäherung. Ganz besonders gefreut hat mich, dass auch für Oesterreich/Weiss das Projektziel erst bei Projektschluss bekannt ist. Während der Projektabwicklung findet ein ständiger Projektdrift statt.

Die Grafik hat mir derart gefallen, dass ich sie übernommen und weiter entwickelt habe. Nach herkömmlicher Projektmanagementtheorie gibt es am Ende einer Projektphase immer einen Review der bisher erreichten Teilergebnisse, eine Justierung der Planung und einen Forecast der nächsten Phase. Solche Meilenstein genannten Reflektionspunkte können indess auch an beliebiger Stelle in der Projektabwicklung vorkommen, wenn immer die Verantwortlichen das Gefühl haben, das Projekt sei vom “richtigen” Weg abgekommen.

Diese Reflektionspunkte sind in meiner Erfahrung keineswegs äquidistante Iterationszeitpunkte, wie sie das agile PM vorsieht. Neben den, in klassisch geplanten Projekten, vorgesehenen Meilensteine, gibt es weitere Momente der Besinnung, der Neuplanung und Korrektur. In jedem dieser Reflektionspunkte wird das Projektziel mehr oder weniger explizit neu definiert. Dadurch findet ein Zieledrift statt.

Der jeweilige Entscheidungsspielraum über die Marschrichtung ist nicht beliebig. Er engt sich sogar immer mehr ein, je weiter das Projekt fortgeschritten ist. Gewisse Entscheide hängen von früheren Entscheiden oder von Umweltbedingungen ab, die durch den bisherigen Projektverlauf geschaffen wurden. Das nennt sich Pfadabhängigkeit.

Geschieht etwas Unvorhergesehenes oder Unerwartetes, kann das mit einem Pfadbruch oder einer Unstetigkeit im Projektverlauf dargestellt werden. Das Projekt kann so wie bisher nicht fortgesetzt und muss neu aufgesetzt werden. Nach einem solch einschneidenden Ereignis ist sicher rasch ein Reflektionspunkt notwendig. Das Projekt muss neu geplant und berechnet werden. Die bisher erreichten Ergebnisse sind vielleicht nicht mehr viel wert. Dafür ist der Entscheidungsspielraum nach einem Pfadbruch wieder grösser, weil die historische Abhängigkeit fehlt.

Es kann aber auch passieren, dass niemand mehr weiss, was zu tun ist und alle orientierungslos vor sich hin wursteln. Das ist dann der Fall, wenn das Projekt den Planungshorizont des letzten Reflektionspunktes überschritten hat. Dann wird der Projektpfad holperig und faltig. Das Setzen eines Reflektionspunktes wird dringend notwendig. Jemand muss die Initiative ergreifen und das Projektteam zusammen rufen, um die nächsten Schritte zu definieren.

Das Modell ist effektiv brauchbar. Bisher wusste ich nicht so recht, was ich von Planung halten soll. Wozu planen, wenn es ja doch immer anders heraus kommt? In der Grafik wird aber klar, wie wichtig Planung für die nächste Periode wird. Eine Periode ist der Zeitraum zwischen zwei Reflektionspunkten. Agiles PM spricht von Iterationszyklen. Iteration bedeutet aber, stets dieselben Scheibchen von der Wurst abzuschneiden. Eine Iteration läuft stets nach demselben Programm ab, sogar dann, wenn das Programm obsolet geworden ist. Ich spreche deshalb lieber von Rekursion. Rekursion definiert die nächste Periode aufgrund des aktuellen Zustands. Rekursionszyklen sind nicht immer gleich lang, sondern passen sich an den momentanen Projektzustand an3.

1Böhle, Fritz & Busch, Sigrid (Hg): Management von Ungewissheit – Neue Ansätze jenseits von Kontrolle und Macht. transcript Verlag, Bielefeld 2012

2ebenda, S. 137-175

3 Siehe Frage 10 der Frequently asked questions über systemisches Projektmanagement