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Kluges Projektmanagement kann wirkungsvoll sein

Olaf Hinz stellt in seinem Artikel über Wirkungsvolles Projektmanagement – Klug statt tapfer gleich zun Beginn fest, dass

… es im Wesen eines Projektes [liegt], dass sich Ziele im Ablauf ändern, Mitglieder das Team wechseln, Termine verändert werden oder der Markt neue Anforderungen stellt

Dennoch glaubt er, ein Projektziel könne „spezifisch, messbar, anschaulich, relevant und terminiert“ sein. Mir scheint das etwas widersprüchlich. Wie ich in Ob Sie wollen oder nicht: Es kommt auf das Selbe heraus erläuterte, können zwar grobe Oberziele durchaus spezifisch und messbar sein, aber Details verändern sich auf der Anforderungsebene laufend, dank neu gewonnenem Wissen über den Projektgegenstand. Da hilft auch keine noch so gute Kommunikation. Begrenzte Kognition kommt sowohl beim Auftraggeber als auch beim Projektleiter vor der Kommunikation!

Hinz hinterfragt zu Recht

formale Vorgehensmodelle, die Veränderungen im Projekt mit starren Plänen und mechanistischen Tools bekämpfen

Jürgen Kriz schreibt dazu

Man nähert sich … dem vagen Ziel, fällt Entscheidungen, und dabei wird das Ziel selbst zunehmend klarer2

Das ist genau mein Standpunkt: die (Detail-)Ziele sind erst bei Projektende klar und verständlich.

Hinz‘ Empfehlung, achtsam alle Ereignisse und Signale aufzunehmen, die im Zusammenhang mit dem Projekt auftreten, befürworte ich mit Applaus.

Achtsamkeit ist ein wesentliches Element erfolgreicher Projektabwicklung. Achtsamkeit gegenüber kleinen Unstimmigkeiten und gegenüber kognitiver Fehlern ermöglicht es, ungewünschte Entwicklungen zu detektieren, bevor sie als unerwartetes Ereignis zuschlagen und das Projekt gefährden3

Im Intuitiv-reflektiven Projektmanagement konzentriert der Projektleiter seine Achtsamkeit vor allem auf folgende Punkte4:

* Wahrnehmungslücken und Hypothesenbildung
* Fern- und Nebenwirkungen von Entscheidungen
* Fehler und Beinahe-Fehler
* Vereinfachende Erklärungen und Interpretationen
* Lücken und Ungereimtheiten in Abwicklungen und Prozessen
* Flexible Adaption von neuem Wissen

1Hinz, Olaf. Wirkungsvolles Projektmanagement – Klug statt tapfer. ALPHA-Ausgabe vom 31. Juli 2010
ebenso unter http://www.webcitation.org/5rhutEH22

2In Jüttemann, G. (Hrsg.). Suchprozesse der Seele – Die Psychologie des Erwägens. Vandenhoeck & Ruprecht. Göttingen 2008. S. 61

3Addor, P. Projektdynamik – Komplexität im Alltag. Reinhold Liebig Verlag. Frauenfeld, 2010. ISBN 978-3-9523545-6-8

4Addor, P. Intuitiv-reflektives Projektmanagement basiert auf Achtsamkeit, Blogeintrag vom 29. Juli 2010.

Woran merkt ein Manager, dass etwas nicht mehr stimmt?

Bei Sigrid Hauer war ich einmal in einem ihrer kurzweiligen Kurse über Storytelling. Ihr Blog Projektgeschichten erinnert mich stets an Ludwig Thomas Lausbubeng’schichten und von da ist es nicht mehr weit zum Münchner im Himmel, sackezement! Einer ihrer letzten Einträge fragt, woran man merkt, dass im Projekt etwas nicht mehr stimmt1. Der Eintrag listet ein paar Beispiele auf, die einer Katastrophe vorangehen, wie

Als Projektleiter steht mein Telefon normalerweise selten still. Doch in letzter Zeit ist es kontinuierlich ruhiger geworden, obwohl die Probleme im Projekt nicht kleiner geworden sind.

oder

Auf einmal gibt es für jedes Gespräch im Projekt ein Protokoll oder mindestens eine „Gesprächsnotiz“, die gerne mit einem umfangreichen Verteiler per e-Mail versandt wird.

Damit bringt Sigrid Hauer das Problem im (Projekt)Management auf den Punkt: Wie können die Schatten erkannt werden, die Probleme voraus werfen? Der Managementalltag ist voll von schwachen Signalen, die Gefahr laufen, in der Hektik unter zu gehen. In 95 oder gar 99,9 Prozent der Fälle macht das nichts, denn die Signale waren nicht nur schwach, sondern hatten auch unwesentliche Ursachen. Doch ganz wenigen hätte der Manager Beachtung schenken sollen, wie er im Nachhinein versteht, wenn die Katastrophe vorüber ist und er auf den Trümmern steht. Aber wie filtert man die wirklich wichtigen Signale heraus? Man kann unmöglich allen Kleinigkeiten nachgehen. Aber auf welche soll man reagieren und auf welche nicht? Sigrid Hauer glaubt, dass es merkliche Veränderungen von marginalen Parametern sind, die uns aufhorchen machen sollten. Die Frequenz der Telefonanrufe geht merklich zurück oder die Anzahl von Geprächsnotizen nimmt beträchtlich zu. Der Manager sollte sich nicht in erster Linie um die gewichtigen Probleme kümmern. Das machen die Mitglieder seines Führungsgremiums schon (Geschäfts- oder Projektleitung). Der Manager sollte vielmehr achtsam bezüglich wesentlichen Veränderungen von Nebesächlichlichkeiten sein.

Wer achtsam ist, bleibt sich der grossen Bedeutung schwacher Signale stets bewusst und begegnet ihnen mit starken Reaktionen. In diesem kontraintuitiven Handeln liegt der Schlüssel zum Management des Unerwarteten.

schreiben Karl Weick und Kathleen Sutcliff2. Achtsamkeit ist das Beachten von Kleinigkeiten. Nicht nur Veränderungen marginaler Parameter, sondern auch

die Tatsache, dass ich die letzte Entscheidung aufgrund der Verfügbarkeitsheuristik gefällt habe,in der Dokumentation ein x anstelle eines u steht oder der Kundenvertreter zwar unmerklich, dafür aber umso ärgerlicher mit den Mundwinkeln gezuckt hat3.

1Hauer, S. Woran merke ich, dass im Projekt etwas nicht stimmt?

2Weick, K und Sutcliff K. Das Unerwartete Manager. Wie Unternehmen aus Extremsituationen lernen. Klett-Cotta Verlag. Stuttgart 2005, S. 15f

3Addor, P. Projektdynamik – Komplexität im Alltag. Verlag Reinhold Liebig, Frauenfeld 2010. S. 220

Erfahrungen aus Projekten und daraus abgeleitete Forderungen

Erfahrung 1: Je mehr ein Projekt „ab Fliessband“ gemacht wird, desto weniger Aufmerksamkeit kommt ihm zu. Gemeint sind z.B. lange Projekte, im Verlauf derer die Mitarbeiter anfangen, alles routinemässig zu erledigen, oder Projekte, die zum Tages- und Kerngeschäft eines Unternehmens gehören.
Konsequenz: Die Erstmaligkeit eines Projekts herausstreichen. Projekte kurz halten, in Teilprojekte aufsplitten. Wechselnde Projektleiter, Berater, Mitarbeiter.

Erfahrung 2: Verminderte Aufmerksamkeit äussert sich dann z.B. dadurch, dass Anfragen und Anforderungen („Requests“) überhört und ignoriert werden.
Beispiele:

  • In einer Krisensituation bat ich einen Projektmitarbeiter, mir die verabredeten Zeiten der Konferenzgespräche zu mailen. Ich erhielt sie nie.
  • Der Kunde bat immer wieder, dass ein Vertreter des Projektmanagements, das aus Globalisierungsgründen weit ab vom Geschehen war, vor Ort sein soll. Der Lieferant hat sich nicht einmal die Mühe gemacht, die Forderung zu diskutieren.
  • Der Kunde bat, das System durch einen Sicherheitsspezialisten überprüfen zu lassen. Auch das hat der Lieferant nicht einmal zur Kenntnis genommen. Als das System gehackt wurde, war es leider zu spät.

Vieles wird natürlich „überhört“, weil es unangenehm ist und Kosten verursachen würde. Bei der Vertragsverhandlung war dem Kunden noch nicht klar, wie wackelig ihm das System erscheinen wird, so dass er das Bedürfnis nach einem Sicherheitscheck haben könnte. Der Lieferant will sich die diesbezüglichen Kosten sparen.

Konsequenz: Mehr Sorgfalt während den Vertragsverhandlungen! Haftung und Verantwortung explizit ansprechen. Projektführerschaft klären. Ist der Lieferant Projektführer, muss der Kunde den Projektprozessen des Lieferanten folgen. Andernfalls muss der Lieferant „Regiearbeiten“ („Time & Material“) abrechnen können.

Erfahrung 3: Man macht sich zu lange vor, alles im Griff zu haben. In oben erwähnten Fall, wo ein System gehackt wurde, noch bevor das entsprechende Integrationsprojekt abgeschlossen war, nahm das Management des Lieferanten erst nach dieser Krise an den Konferenzgesprächen teil.
Dass sich das Management kaum um Projekte kümmert hat seinen Grund auch darin, dass Eskalationen, die vom Projektleiter ausgehen, vom Management nur punktuell aufgenommen werden, während sie sich im Projekt hochschrauben. In einer Serie von Eskalationen ist jede eine Folge der Vorgängereskalation. Die Dringlichkeit und Schwere der Projektsituationen nehmen zu. Beim Management kommen aber alle Eskalationen gleich dringlich an, weil sich das Management zwischen zwei Eskalationen mit anderen wichtigen Geschäften befasst. So denkt sich das Management wohl bei jeder Eskalation (ausser der ersten):

Ach, jetzt eskaliert dieser weinerliche Typ von Projektleiter schon wieder. Kann der denn nicht endlich Ruhe geben?

Konsequenz: Der Projektmanager muss sich immer auch um das Projektumfeld kümmern. Das Projektumfeld ist alles im Unternehmen, das nicht zum Projekt gehört. Wenn das Umfeld nicht zum Projekt passt, funktioniert das Projekt nicht. Ein guter Projektmanager versucht daher, das ganze Unternehmen zu führen und nicht nur das Projekt. Das muss er sich bei der Übernahme des Projekts vor Augen halten. Gibt es mehrere Projektmanager im Unternehmen, kann es zu Kollisionen kommen. Der CEO muss Schiedsrichterfunktion übernehmen und wird so in die Projekte eingebunden.

Erfahrung 4: Oft sind die Prozesse beim Kunden und beim Lieferanten nicht aufeinander abgestimmt, was zu Verzögerungen im Projekt führen kann. Beispielsweise verlangte der Lieferant, dass Produktefehler via Hotline kommuniziert werden. Von dort gehen sie direkt zu der Entwicklung. Beim Kunden kann aber nur das Backoffice die Hotline des Lieferanten erreichen, nicht aber das Engineering, das für die Projekte zuständig ist. Resultat: Der Projektleiter des Kunden kommuniziert zum Projektleiter des Lieferanten. Dieser hat nur einen informellen Draht zu der Entwicklung, so dass die Fehlerberichte des Kunden möglicherweise versanden.
Konsequenz: Im Projektkickoff müssen die Prozesse über das Projekt hinaus diskutiert werden. Sie gehören zum Projektkontext. In Projekten mit mehreren Lieferanten und Unterlieferanten wird es immer Schnittstellenprobleme zwischen den vielen Unternehmen geben. Ein Projekt ist eine Supply Chain, nur gibt es noch keine Softwarelösungen dafür. Bis es soweit ist, müssen Multiparteienprojekte unbedingt Personen beschäftigen, die Koordinationsfunktionen haben und von allen Parteien gleichmässig bezahlt werden.

Das sind zum Teil schmerzhafte Forderungen, die ich da stelle, daher werden sie wohl auch überhört und ignoriert. Sie könnten ja noch Kosten verursachen! Solange diese Forderungen jedoch nicht umgesetzt werden, werden Projekte weiterhin schlechte Resultate liefern und Milliarden Zusatzkosten verursachen.