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Die Illusion, dass wir aus Erfahrung lernen

Sollen und können wir aus Erfahrung lernen? Selbstverständlich! Es gbt jedoch zwei Hindernisse, das zu tun.

Das eine ist, wenn es zu wenig Gelegenheiten gibt, Erfahrungen zu sammeln. Das andere Hindernis ist, wenn das Resultat unserer Handlung erst in ein paar Monaten oder gar Jahren sichtbar wird.

Die Häufigkeit, Erfahrungen für die vorliegende Situation zu haben, nimmt mit zunehmender Komplexität ab.

Wo vieles neu und ungewiss ist, bewegen wir uns in Neuland. Wir haben keine Erfahrung dafür und müssen uns vorsichtig bewegen. Die Erfahrungen, die wir dabei sammeln, können wir beim nächsten Mal vielleicht nicht mehr gebrauchen, weil wir wieder in einem anderen Neuland sind[1]. Das passiert uns vor allem in komplexen Projekten, die ja definitionsgemäss erst- und einmalig sind. Die übliche Heuristik zu sagen: „Das ist eine ähnliche Situation, wie im letzten Projekt“, kann dann gefährlich sein, wenn uns die Ähnlichkeit nur scheint, in Wirklichkeit aber gar nicht vorhanden ist!

Wo kein Echo, kann auch keine Erfahrung gesammelt werden

Das andere Problem ist der Lernhorizont. Vor allem im Management von globalen Organisationen manifestieren sich Auswirkungen von Entscheidungen und Handlungen oft erst nach Monaten oder gar Jahren. Sehr oft ist der Entscheidungsträger dann bereits auf seinem nächsten Posten und bekommt den Feedback seiner Entscheidungen nicht einmal mehr mit. Aber auch, wenn er noch da ist, erinnert er sich kaum an seine Entscheidungen und kann den Zusammenhang gar nicht herstellen.

In Projekten manifestiert sich das Problem dadurch, dass viele Probleme, die im Projekt verursacht wurden, erst im Betrieb auftauchen, wenn das Projekt längst abgeschlossen ist.  Die Projektmitarbeiter haben daher keine Chance, Erfahrungen zu sammeln, weil sie die Auswirkungen ihrer Projektimplementierung gar nie erfahren werden.

Ich möchte nicht wissen, wie viele Systeme, die in sogenannt erfolgreich abgeschlossenen Projekten gebaut und implementiert wurden, sich im Betrieb problemlos bewähren. Wenn man darüber eine Statistik machen würde, wären wahrscheinlich noch weniger Projekte erfolgreich, als gemeinhin angenommen wird.

Warum es schwierig ist, eine schädliche Gewohnheit aufzugeben

Wir kennen das: Wer glaubt, in der Tiererziehung korrigierend eingreifen zu müssen, der weiss, dass er sofort bestrafen oder belohnen muss. Andernfalls kann das Tier die Strafe oder Belohnung seinem Verhalten nicht mehr zuordnen. Auch wir Menschen haben ein kurzes Gedächtnis. Wenn die Auswirkung auf unser Handeln nicht unmittelbar eintritt, können wir keine Erfahrung sammeln. Daher ist es auch so schwierig, eine Gewohnheit aufzugeben, von der man sagt, sie könne sich nach Jahren schädlich auswirken. Wen kümmert denn schon, was in Jahren oder Jahrzehnten sein wird? Der aktuelle Genuss ist stärker als etwas, was wir noch gar nicht erlebt haben und nur vom Hörensagen kennen.

Je globaler die Vernetzungen unserer Welt und je höher die Komplexität, desto länger sind die Feedbackzeiten und desto weniger Erfahrungen können wir aufbauen. Daher sind Simulationen von so hohem Wert! Wir können Entscheidungen und Handlungen ungehemmt ausprobieren und sofort erfahren, wie sie sich auswirken.

Titel nach Peter Senge, „Die fünfte Disziplin“, Kapitel 2, Abschnitt 6.
ISBN-10:3-7910-2996-7
EAN:9783791029962
Erscheinungstermin:11.03.2011
Verlag: Schäffer-Poeschel Verlag

[1]Addor, P. Für die wirklich interessanten Managementsituationen haben wir keine Erfahrungen und gibt es keine  Best Parctices. Dieser Blog, August 2013

Für die wirklich interessanten Managementsituationen haben wir keine Erfahrungen und gibt es keine Best Parctices!

In „und täglich grüsst das Murmeltier“ habe ich den Bereich, in welchem Erfahrungen und damit Best Practices möglich sind, gegenüber dem Bereich abgegrenzt, in welchem Situationen so selten sind, dass keine Erfahrungen gesammelt werden können. Insbesondere habe ich behauptet, dass die erlebbaren Projektsituationen paretoverteilt seien. Ich möchte diese Vorstellung noch etwas vertiefen.

Jeder Situation ist einbestimmtes Mass an Ungewissheit assoziiert

Als Variable habe ich in dem Artikel die Beschaffenheit eines Waldbodens vorgeschlagen und dies als Metapher für eine bestimmte Projektsituation verwendet. Die Bodenbeschaffenheit ist direkt verantwortlich für unsere Trittsicherheit. Je unebener der Boden, desto unsicherer sind wir in unseren Bewegungen. Auch in Projekten ist Unsicherheit, oder besser gesagt Ungewissheit, ein wesentlicher Faktor, der für das Gelingen des Projekts direkt verantwortlich ist. Beispielsweise ist es ungewiss, ob eine bestimmte Tätigkeit in der geplanten Zeit abgeschlossen werden kann. Es ist ungewiss, ob bekannte Risiken eintreten werden, z.B. ob in einem Bauprojekt das trockene Wetter anhält oder ob es ein früher Wintereinbruch geben wird. Es ist aber auch ungewiss, ob das Projekt unerwartete Ereignisse antreffen wird. Ereignisse, die das Projekt unerwartet treffen, sind nicht vorhersehbar. Ihnen kann auch keine Wahrscheinlichkeit zugeordnet werden, weil man sie nicht kennt. Sobald man sich ein mögliches Ereignis vorstellen kann, ist es nicht mehr unvorhergesehen. Daher kann ich auch kein Beispiel eines unvorhergesehenen Ereignisses gebe. Sobald ich ein Beispiel ausdenke, ist es nicht mehr unvorhergesehen.

Es ist ziemlich sicher, dass unser Zug fahrplanmässig ankommt, wenn es keine Baustellen gibt. Die Ungewissheit über die Ankunftszeit ist mässig. Zwar kann die Lok eine Panne haben oder die Strecke kann unerwarteterweise blockiert sein. Diese Ungewissheit besteht zwar, aber sie ist relativ klein, weil diese Ereignisse selten vorkommen. Existieren auf der Strecke eine Baustelle oder ist die Lok alt und ungewartet, dann ist die Ungewissheit, ob der Fahrplan eingehalten werden kann, schon grösser. Je mehr Baustellen auf der Strecke existieren, desto grösser die Ungewissheit.

Für Situationen sehr hoher Ungewissheit können wir keine Erfahrung sammeln, keine Intuition aufbauen und keine Best Practices angeben

Mässige Ungewissheit haben wir schon oft erlebt und uns eine gewisse Erfahrung dafür angeeignet. Hingegen sind wir auf grosse Ungewissheit, wie sie in wirklich komplexen Projekten anzutreffen ist, schlecht vorbereitet. Das bedeutet, dass wir für Projektsituationen mit grosser Unsicherheit keine Erfahrungen aneignen können. Und deshalb fehlt uns dafür auch jegliche Intuition, denn Intuition ist nach Herbert Simon einfach nur Wiedererkennen.

Situationen gänzlich ohne oder mit sehr geringer Ungewissheit gibt es nicht. Daher ist die Häufigkeit dort auch Null. Die Häufigkeit hat ein Maximum aber einer gewissen minimalen Ungewissheit. Das sind die alltäglichen Situationen. Wir haben dafür viel Erfahrung gesammelt und sind uns diese Ungewissheit gewohnt.Situationen mit mehr Ungewissheit werden immer seltener. Viele erleben Situationen mit sehr, sehr hoher Ungewissheit nur ein oder zwei Mal im Leben. Daher können sie dafür auch kein Gefühl entwickeln und keine Erfahrungen sammeln. Die Häufigkeit der Situationen mit hoher Ungewissheit nimmt aber nicht so stark ab, wie bei einer Normal- oder Exponentialverteilung. Situationen mit hoher Ungewissheit sind häufiger, als man denkt.

Die Paretoverteilung kennen wir auch bei der Verteilung der Grösse von Städten. Eine Ansiedlung ist erst eine Stadt, wenn sie eine bestimmte Einwohnerzahl hat. Darunter ist die Häufigkeit Null. Kleine Städte gibt es viele, grosse Städte weniger und Riesenstädte kommen selten vor, aber nicht so selten, dass man sich nicht noch grössere Städte vorstellen kann. Es ist gut denkbar, dass die grössten Städte an Einwohnerzahl in ein paar Jahren überholt werden.

Menschen sind kontextspezifische Mustererkenner

Beantworten Sie spontan und intuitiv folgende Frage: Wenn eine Flasche Wein 10.80 Euro kostet und man weiss, dass der Wein 10 Euro teurer ist, als das Flaschenglas, wie viel kostet dann das leere Glas?

Die Intuition kommt zuerst

Die Aufgabe wird im ersten Moment von allen Menschen intuitiv falsch beantwortet. Nur bei schätzungsweise etwa 1-2% legt der Verstand ein Veto ein. Der Rest gibt sich nicht einmal die Mühe, das Resultat zu überprüfen. Wenn Sie überhaupt gestutzt haben, dann verdanken Sie dies dem Kontext, in welchem die Aufgabe gestellt worden ist (im einem Blog über Komplexitätsmanagement). Wäre eine entsprechende Aufgabe (natürlich nicht in einer so primitiven Form) in einem Projekt aufgetaucht, Sie hätten die falsche Antwort problemlos akzeptiert. Ausserordentlich schlecht schneidet die Intuition bei der Beurteilung statistischer und probabilistischer Grössen ab, und um solche Informationen geht es häufig in Projekten.

Dass Menschen solche Aufgaben intuitiv falsch lösen, beweist, dass die Intuition nicht innerhalb der eigenen Lebensspanne aus eigenen Erfahrungen erzeugt worden ist. Was Sie sich in Ihrem Leben an Erfahrungen angeeignet haben, hat ihr intuitives System sorgfältig ausgewählt und zensiert. Und es gehört zu den Leistungen des intuitiven Systems, Ihnen vorzugaukeln, dass Sie in Ihrem bisherigen Leben nützliche Erfahrungen zugelegt haben, mit denen Sie komplexe Systeme kontrollieren können. Man nennt das den Hindsight Bias – den Rückschaufehler.

Ist Erfahrung in Projekten nützlich?

Im Bild "Gala betrachtet das Mittelmeer" von Salvador Dali kann die Intuition ein Muster des Gesichts von Abraham Lincoln wahrnehmen, wenn Sie die Augen ein wenig zusammen kneifen. Siehe auch http://www.michaelbach.de/ot/fcs_mosaic/index-de.html
Im Bild „Gala betrachtet das Mittelmeer“ von Salvador Dali kann die Intuition ein Muster des Gesichts von Abraham Lincoln wahrnehmen, wenn Sie die Augen ein wenig zusammen kneifen. Siehe auch http://www.michaelbach.de/ot/fcs_mosaic/index-de.html

Das intuitive System kann Muster bilden und erkennen. Als Resultat davon kann das intuitive System ausgeben, welche Handlungsalternativen in der Vergangenheit erfolgreich waren. Aber genau das ist in Projekten, die definitionsgemäss erst- und einmalig sind, nicht willkommen! Man nennt es Frequency Gambling und Similarity Matching, zwei Heuristiken, die Projekte leicht gegen die Wand fahren können. Solche Heuristiken sind mächtige affektive Kräfte, die natürlich einmal einen Sinn hatten, aber in modernen Projekten eher gefährlich sind.

Die Fähigkeit des intuitiven Systems, Muster zu bilden und zu erkennen, geht so weit, dass wir auch dort Zusammenhänge wahrnehmen, wo möglicherweise gar keine sind. Der Nobelpreisträger David Kahneman schreibt:

Wir suchen unwillkürlich überall nach Mustern, wir glauben fest an eine kohärente Welt, in der Regelmässigkeiten nicht zufällig auftreten, sondern die Folge … [von] Kausalität oder der Intention eines Handelnden sind. Wir erwarten nicht, dass Regelmässigkeit durch einen Zufallsprozess hervorgebracht wird, und wenn wir eine scheinbare Regel erkennen, verwerfen wir schnell die Annahme, der Prozess sei in Wahrheit ein zufallsabhängiger1.

Wir sollten auch dem Verstand eine Chance geben

Die Intuition induziert in neuen Situationen häufig eine falsche Antwort. Projekte sind definitionsgemäss neue Situationen. Wir sollten uns unbedingt die Zeit nehmen, unsere intuitiven Wahrnehmungen und Einschätzungen durch den Verstand überprüfen.
Eine reine Strategie „des rationalen Durchdringens einer Problemstellung“, wie es Professor Kruse nennt, gibt es gar nicht2. Die Intuition ist immer im Driverseat. Aber sie gibt sich alle Mühe, uns im Glauben zu lassen, dass ihre Einschätzung richtig ist und völlig genügt. Und da unser Verstand sehr faul ist, lässt er sich nur allzu gern davon überzeugen. Es geht also nicht darum, eine Strategie der intuitiven Wahrnehmung und Einschätzung einer komplexen Situation zu fordern. Diese findet sowieso statt. Es geht darum, zu rationaler Überprüfung intuitiver Einschätzungen zu ermuntern. Ich meine dabei nicht „ausführliche Überprüfung“. Das ist sowieso prinzipiell unmöglich. Es geht mir nur darum, dass wir uns angewöhnen, unsere ersten Einschätzungen auf Plausibilität zu überprüfen.

1Kahneman, Daniel. Schnelles Denken – Langsames Denken. Siedler ebooks. 2012. Abschnitt „Ursache und Zufall“ in Kapitel 10.
2Prof. Peter Kruse, Wie reagieren Menschen auf wachsende Komplexität?

Titel nach einem geflügelten Wort von William B. Rouse:

Humans, if given a choice, would prefer to act as context-specific pattern recogizers rather than attempting to calculate or optimize“

(aus Models of Human Problem Solving, 1981)

Niemand kann eine Sinfonie flöten. Es braucht ein Orchester, um sie zu spielen

Titel nach Halford E. Luccock

Die Metapher vom Orchester ist im Management geläufig. Eine wirklich gelungene Transformation der Metapher in die Unternehmenswelt hat Christian Gansch in seinem Buch geliefert: Vom Solo zur Sinfonie – Was Unternehmen von Orchestern lernen können1.

Eine kleine Kostprobe seines verständlichen und narrativen Schreibstils handelt von dem plötzlichen Auftauchen eines unerwarteten Phänomens, etwas, das wir in Projekten immer wieder antreffen. Nebenbei können wir auch etwas über gutes Consulting und Führung lernen.

Im zweiten Satz der 9. Sinfonie von Bruckner…gibt es einige gefürchtete Takte für die Gruppe der ersten Violine. Selbst bei Spitzenorchstern ist die Inntonation, also die Reinheit der Töne, bei dieser grifftechnisch schwierigen Stelle nicht immer perfekt….Nachdem diese technisch anspruchsvolle Passage von Maestro Lorin Maazel intensiv geprobt worden war, sich aber dennoch keine hörbare Verbesserung einstellte, waren alle beteiligten Spieler ziemlich ratlos…Daraufhin schlug er den ersten Violinen einen Fingersatz vor, der seiner Erfahrung nach funktionieren würde.
Sein Vorschlag war eigentlich ein kleiner Tabubruch. Denn Sie müssen wissen, dass Fingersätze üblicherweise etwas zutiefst Persönliches, ja sogar Intimes sind…und das ist abhängig vom Handtyp und der im langjährigen Studium erlernten Technik…
In diesem Fall waren die Musiker natürlich in der Defensive, nachdem ihre Fingersätze nicht den erwünschten Erolg gebracht hatten…Aufgrund des komplizierten technischen Sachverhalts verstanden sie aber seine verbale Erläuterung der Griffabfolge nicht sogleich. Daraufhin stand der Konzertmeister spontan auf und drückte dem Dirigenten unter allgemeinen Geraune sein Instrument in die Hand, damit dieser seinen Fingersatz vorführen konnte. Nun gab es kein Zurück mehr für den Dirigenten: Unvermittelt sah er sich gezwungen, dem gesamten Kollegium zu beweisen, dass er aus dem Stand heraus fähig ist, den selbst gesetzten Standards gerecht zu werden…Und tatsächlich zauberte er eine sehr spezielle Fingersatzübung aus dem Hut, auf die nicht jeder Geiger sogleich gekommen wäre. Dafür erntete er anerkennenden Applaus vom gesamten Orchester, und jeder Spieler der ersten Violinen übte sofort für einige Sekunden die neue Griffvariante ein, bevor sie wieder im Kollektiv geprobt wurde.
Dann geschah etwas Merkwürdiges. Es stellte sich heraus, dass dieser Fingersatz nur gut klang, wenn er individuell angewandt wurde. Als ihn jedoch sechzehn Geigerinnen und Geiger der ersten Violinen gleichzeitig umsetzten, entstand mitten in der Passage ein eigentümlicher Ruck, der den Fluss der Tonfolge störend unterbrach. Beim einzelnen Musiker fiel das kaum ins Gewicht. Aber innerhalb der Gruppe verstärkte sich dieser Effekt zu einem kollektiven musikalischen Schluckauf, der mit dem neuen Fingersatz einfach nicht abzustellen und in den Griff zu bekommen war. Schliesslich kamen alle überein, dass es besser wäre, wieder zu den individuellen technischen Lösungen zurückzukehren und an deren Perfektionierung zu arbeiten.
Wie sich in den darauffolgenden Pausengesprächen herausstellte, empfanden die meisten diesen Ausgang insgeheim als überaus tröstlich. Die individuelle Variante war am Ende der Kollektivlösung überlegen.

Eine Lösung bringt kurzfristig Linderung. Verzögert machen sich aber unbeabsichtigte Nebenwirkungen bemerkbar, die das ursprüngliche Problem noch verstärken.
Eine Lösung bringt kurzfristig Linderung. Verzögert machen sich aber unbeabsichtigte Nebenwirkungen bemerkbar, die das ursprüngliche Problem noch verstärken.

Die Geschichte ist auch insofern interessant, als dass für einmal die Kooperation nicht zum Resultat führt und dem Nebeneinander individuellen Arbeitstechniken unterlegen ist. Zudem gibt sie ein Beispiel der Emergenz eines (unerwünschten) Phänomens. Die Situation ist uns vertraut: Hierarchische Vorschriften führen selten zu einer effektiven Lösung.

Im letzten Beitrag Und täglich grüsst das Murmeltier… habe ich gezeigt, dass Erfahrungen nicht immer genügen, vor allem wenn es darum geht, unerwarteten Ereignissen zu begegnen. Die Geschichte von Lorin Maazel zeigt uns, dass Erfahrung manchmal  sogar schädlich sein kann. James Reason nannte dieses Phänomen Frequency Gambling oder Similarity Matching2: Was in ähnlichen Situationen oft zum Ziel führte, wird in der irrigen Meinung angewendet, dass es auch diesmal hilft. Das ist exakt die Ideologie aller „Best Practices“ Anstrengungen und zeigt, wie skeptisch man diesen Praktiken gegenüber sein muss.

Hier liegt der Archetypus „Fixes that Fails“ vor. Einem Problem begegnet man durch eine „Lösung“, die von erfahrenen Experten, dem Chef oder der Politik diktiert wird und von der man gemeinhin annimmt, dass sie funktionieren müsste, weil sie in ähnlichen Situationen auch funktioniert hat. Tatsächlich bringt die „Lösung“ vorübergehend Linderung. Zeitverzögert treten dann jedoch unbeabsichtigte Nebenwirkungen auf, die das ursprüngliche Problem wieder verstärken, so dass es noch manifester wird, als vor der Anwendung der „Lösung“. Die Zeitverzögerung kann so gross sein, dass z.B. das Projekt bereits abgeschlossen ist, wenn sich das Problem in verstärkter Form wieder bemerkbar macht. Das ist dann besonders schmerzhaft.

1Christian Gansch. Vom Solo zur Sinfonie – Was Unternehmen von Orchestern lernen können. Eichborn Verlag. Frankfurt a.M. 2006. Christian Gansch ist Dirigent und Coach für moderne Unternehmenskommunikation. Hier gelangt man zu seiner Website.

2James Reason. Human Error. Cambridge University Press. New York 2007

Und täglich grüsst das Murmeltier…..

Erfahrung sammeln wir im Alltag, wenn wir unserer Tätigkeit nachgehen. Das Meiste, was in unsere Erfahrung gelangt, sind daher Alltagssituationen, Routine, Bestätigung. Unvorhergesehenes ist u.a. deshalb unvorhergesehen, weil es einmalig ist. Von einmaligen Situationen können wir keine Erfahrung aufbauen. Ich habe das so dargestellt:

Paretoverteilte Erfahrung
Paretoverteilte Erfahrung

 

Wie ist eine solche Darstellung zu deuten?

Welches Merkmal tragen wir auf der Abszisse auf? Nehmen wir als Beispiel einen Waldspaziergang. Man könnte z.B. die Bodenbeschaffenheit beim eintausendsten Schritt betrachten. Der Boden kann trockener Waldwegboden sein, also fest, eben und unbewachsen. Er könnte auch nass sein. Im Winter sogar eisbelegt. Gehen wir abseits der Wege, könnte der Boden mit Laub bedeckt sein. Er könnte von Moosen, Pilzen und/oder jungen Bäumen und Gestrüpp bewachsen oder mit Steinen belegt sein. Er könnte sumpfig sein oder gar ein Moor, das gar keinen definierbaren Boden hat. Der Wegboden könnte um einige Zentimeter abgesenkt sein, oder gar um einige Dezimeter oder Meter! Das Loch könnte zusätzlich noch bedeckt sein. Der Boden könnte im Extremfall auch ganz fehlen. Es könnten andere Unvorhersehbarkeiten geben, die ich da nicht nennen kann, weil es sonst keine Unvorhersehbarkeiten wären.

Nach der Häufigkeit ordnen

Ordnen Sie diese Bodenbeschaffenheiten nach der Häufigkeit ihres Vorkommens. Machen Sie tausend verschiedene Spaziergänge und erstellen eine Statistik der Bodenbeschaffenheit beim tausendsten Schritt. Was am Häufigsten vorkommt setzen Sie an den Anfang, was am seltensten oder sogar nie vorkommt, setzen Sie an’s Ende der Aufzählung. Dann bekommen Sie die charakteristische Kurve der Paretoverteilung.

Aus Erfahrung entwickelte Techniken

Für Situationen, die häufig vorkommen, haben Sie Erfahrung. Sie haben sie schon oft angetroffen und wissen aus Erfahrung, wie Sie sich darauf verhalten müssen. Z.B. ein eisbelegter Waldweg habe ich schon oft erfahren und Techniken entwickelt, um mich darauf fortzubewegen, ohne hinzufallen. Hingegen habe ich noch nie ein zugedecktes Loch in einem Waldweg angetroffen. Ich habe dafür keine Erfahrung und würde glatt hinein stürzen! Würde ich täglich an ein zugedecktes Loch heran laufen, würde ich Techniken der Achtsamkeit entwickeln, um solche Löcher zu entdecken und zu umgehen.

 

Projektverzögerungen trotz Erfahrung

Es sind in Projekten die seltenen und exzeptionellen Ereignisse, die – treten sie denn ein – unvorhergesehen sind und uns „hinein stürzen“ lassen. Dann müssen Ver- und Ausbesserungen gemacht werden, was zu Verzögerungen führt. Diese können derart gross sein, dass das Projekt übermässig länger dauert und bedeutend teurer wird, als geplant. Da hilft auch keine Erfahrung alltäglicher Projektsituationen.

Den Teufel „Unsicherheit“ mit dem Beelzebub „Ungewissheit“ austreiben – Risikomanagement revisited

Menschen sind keine Rädchen in einem Getriebe und Entscheider keine Uhrmacher. Soziale und wirtschaftliche Organisationen sind komplexe Systeme, die viel Ungewissheit enthalten. Ein Selbstbild, das eng mit der Fähigkeit zur Kontrolle verbunden ist, ist in solchen Systemen ein ernstzunehmendes Risiko.

Weicht das Gefühl der Sicherheit einer neuen Unsicherheit, weil angenommene Ereignisketten nicht in dem Sinne vollständig sind, dass sie alle denkbaren Möglichkeiten abdecken, ist eine Theorie in Anschlag zu bringen, die auch neue Faktoren in Szenarien einbezieht…..Der Markt schreibt nichts in eine durch Modelle prä-determinierte Richtung nur weiter fort. Er setzt auf Vielfalt und wehrt sich gegen die Standardisierung durch Musterlösungen. Austariert zwischen widergelagerten Interessen, sind Ereignisse mehr oder weniger gelungene Kompromisslösungen. An Fähigkeiten, Möglichkeiten und Umfelder angepasst, müssen Akteure ihre eigenen Strategien [und] Problemlösungen finden1.

Erfahrung und Standardisierung sind im Komplexen schädlich

Risikomanagement auf der Normalverteilung basierend
Risikomanagement auf der Normalverteilung basierend

Viele unselige Ansätze versuchen heute, durch Standardisierung und Zertifizierung von sogenannten Best Practices wieder Sicherheit und Gewissheit in den Alltag zu bringen und Komplexität zu reduzieren. Das ist falsch und fatal. Je mehr auf der Grundlage von Erfahrung standardisiert wird, desto widerspenstiger verhalten sich die Systeme und Organisationen, desto mehr Unerwartetes passiert. Dagegen fährt man im Allgemeinen ein Risikomanagement (RM) auf, das auf dem Paradigma von Wiener Prozess und Normalverteilung aufbaut, obwohl nicht erst seit Nassim Taleb bekannt ist, dass es viel mehr schwarze Schwäne gibt, als die Normalverteilung erlaubt. Schon Aristoteles hat gesagt, dass es wahrscheinlich ist, dass das Unwahrscheinliche geschieht.

Risikomanagement auf der Paretoverteilung basierend
Risikomanagement auf der Paretoverteilung basierend

Es kann sein, was nicht sein darf, ist das Dilemma, das Wahrscheinlich-keitsrechnung ins RM trägt, wenn mit Münzen, Würfeln und Glücks-rädern als Risiken essentialisierende Grössen wie von Geisterhand aus dem schwer handhabbaren Komplexen (Nicht-Lineare) das mathematisch noch handhabbar Komplizierte (Lineare) wird1.

Herkömmliches Risikomanagement adressiert meist technische Aspekte

In Anbetracht der eher mageren Resultate von RM muss man sich zu Recht fragen: reicht das Denken in Wahrscheinlichkeiten noch aus? Das Objekt des herkömmlichen RM klammert den menschlichen Faktor aus und fokussiert auf Eintrittswahrscheinlichkeiten von technischen Ereignissen.

Risikomanagement darf nicht länger ein Abschätzen der Launen der Natur sein, sondern muss intuitiv oder emotional handelnde Subjekte berücksichtigen. Ein Risiko „Das Projekt wird mit 75% Verzögerung einfahren“ ist ziemlich trivial und nichtssagend. Der dazugehörende Contingency Plan „Es wurde eine zusätzliche Ressource eingearbeitet“ ist schon fast peinlich.  Es wäre sinnvoller, den Grund der Verzögerung zu benennen – z.B. gegenläufige Interessen des Kunden und des Lieferanten. Das Projekt verzögert sich vielleicht, weil ein Test ungeplant durchgeführt werden muss und Fehler an den Tag befördert hat, deren Verbesserung länger dauert. Der Test wurde vom Kunden verlangt, nachdem er angesichts der schlechten Qualität das Vertrauen verloren hat. Die Qualität ist schlecht, weil der Entwicklungschef unter Zugszwang stand und das Produkt auf den Markt bringen musste. Das muss alles in die Risikobeurteilung einfliessen. Ein Trivialisieren und unter den Tisch wischen der Fakten hilft da auf die Dauer wenig und ist nicht nachhaltig. Projekte werden immer scheitern, solange das nicht klar ist.

Ausweg: Spieltheorie

Hier bietet sich die Spieltheorie als Systematik zur Beschreibung von Strategie und Vorhersage handelnder und mitdenkender Akteure an.

Dabei erweitert Spieltheorie das simple Modell vom „homo oeconomicus, weil mit Spielern und Spielen die Beziehung zwischen den Teilen und dem Ganzen auf ihrem Grund liegen, wenn Entscheidungssituationen durch Spiele facettenreich abzubilden sind, um sie mathematisch streng zu lösen….Es wird Zeit, die in Spielanalysen vorhandenen Potentiale zu nutzen1.

Es ist nun zu befürchten, dass die meisten Projekt- und andere Manager denken: „Spieltheorie? Nie gehört!“ und treu dem Motto „Not invented here“ zur Tagesordnung übergehen. Aber es lohnt sich, ein wenig in der Spieltheorie zu schökern und zumindest einmal den Wikipedia-Artikel darüber zu lesen. Darüber hinaus habe ich hier verschiedentlich  einführende Artikel geschrieben, z.B. Ist Gier rational? oder Dulden Sie in Projekten keine Hinterlist. Der Artikel Wo würden Sie sich als Eisverkäufer auf der Costa del Sol platzieren geht mit der Spieltheorie schon einen Schritt weiter.

1Volker Bieta. 60 Jahre Spieltheorie – Das Rechnen mit dem Unvorhergesehenen. Jahr unbekannt. Letzter Zugriff Juni 2012

Umgang mit Komplexität

Gewöhnlich setzt man Komplexität mit Ungewissheit, Unübersichtlichkeit, Intransparenz und Vernetztheit gleich. Ich will das in diesem Artikel einmal so stehen lassen und mich vielmehr nach der Herkunft von Ungewissheit usw. fragen. Menschen bilden Hypothesen, wie die Objekte und Systeme, mit denen sie zu tun haben, funktionieren. Darauf aufbauend machen sie Prognosen über die zeitliche Entwicklung dieser Objekte und Systeme. Ein Projektplan ist nicht die einzige Prognose im Projekt. Der Projektleiter macht laufend Prognosen, wie sich das Projekt in den nächsten Stunden oder Tagen entwickeln wird. Wir bilden unsere Hypothesen und Prognosen jedoch weitgehend unbewusst. Stimmen die Prognosen oft und frappant nicht mit der Wirklichkeit überein, empfinden wir diesen Umstand als ungewiss und intransparent, also als komplex.
Das führt oft zu beträchtlichen Kompetenzzweifeln, und wir beschäftigen uns nurmehr mit der Pflege der Kompetenzhygiene, anstatt dass wir uns um die Verbesserung unserer Prognosen kümmern würden1.

Was fördert gute Prognosen? Erfahrung – Wissen – Glauben.

  • Erfahrung nützt in erstmaligen Situationen wenig. Projekte sind per Definitionem erstmalig.
  • Unter Wissen ist nicht Faktenwissen, sondern Struktur- und Systemwissen gemeint. Leider vermitteln die lokalen Bildungsinstitute kaum Systemwissen.
  • Unter Glauben verstehe ich unsere Glaubenssätze, Überzeugungen, Kulturwurzeln, Werte, Weltanschauung und Heuristiken.

Was hindert gute Prognosen? Zielgenauigkeit – Methodengläubigkeit

  • Je genauer und starrer das Ziel, desto kleiner die Wahrscheinlichkeit, dass wir es treffen, und umso ungenauer unsere Prognosen.
  • Je sturer wir uns an Methoden halten, desto weniger Entwicklungsmöglichekiten können wir uns vorstellen, und desto eingeschränkter unsere Prognosen.

Wie können wir unsere Prognosefähigkeit stärken?

  • Unsere Prognosebildung bewusst werden lassen; uns beim Prognostizieren „zuschauen“.
  • Achtsam schwache Signale wahrnehmen, die die Objekte und Systeme, mit denen wir zu tun haben, am Anfang einer Entwicklung aussenden.
  • Wahrgenommene noch so schwache Signale aktiv und bewusst in unsere Prognosen einbeziehen.
  • Periodischer Rückzug aus unserer üblichen Betätigungsumgebung in separierte Denkräume, um über das Geschehen zu reflektieren.

1Stefan Strohschneider. Ja mach´ nur einen Plan … . Institut für Theoretische Psychologie der Otto-Friedrich-Universität Bamberg. 28. März 2001

Wo ist denn nun die Katze hingekommen?

In Wie man Kosten, Zeit und Ärger spart habe ich einige typische Denk- und Handlungsfallen aufgezählt, wie sie im Unternehmens- und Projektmanagement häufig auftauchen. Einer nennt sich Rückschaufehler und führt schnell zu der Illusion, die Kontrolle über das Geschehen zu besitzen. Wenn wir nach gehabtem Schaden die Ereignisse Revue passieren lassen, dann haben wir oft das Gefühl, dass „es uns wie Schuppen von den Augen fällt“ und es eigentlich ganz einfach gewesen wäre, hätten wir nur dann und dann auf das und das Signal geachtet. Erfahrene Regeln verallgemeinern wir gerne und erzeugen so eine Kontrollillusion. Aber wenn wir uns mitten im Schlamassel befinden, dann ist nichts einfach oder klar. Alles stürtzt auf uns ein und wir wissen nicht, worauf achten und wo wehren.

Der Artikel Hinten und Vorne nicht drauskommen… der Mathematikpädagogin und -therapeutin, Margret Schmassmann enthält eine einfache Geschichte, die zeigt, was ein Rückschaufehler ist. Erfahren hat ihn ein fünfjähriger Stefan, über den wir uns hier amüsieren können, weil wir seine Unbeholfenheit als „süss“ empfinden. Schmassmann schreibt: Stefan zog sein Lieblings-T-Shirt an, das mit der Katze vorne drauf und stellt sich erwartungsvoll vor den Spiegel. Aber die Katze ist nirgends zu sehen….Er dreht und wendet sich …. und entdeckt [die Katze] plötzlich [am Rücken]. Da er sie ja vorne haben will, zieht er … das Leibchen wieder aus, legt es mit dem Katzenbild nach oben vor sich auf den Boden und schlüpft hinein. Aber die Katze ist wieder nicht da… Er geht nun systematisch vor: Er zieht das Leichen aus, hält es … an seinen Oberkörper, legt es dann umständlich und sorgfältig auf den Boden und schlüpft schnell hinein…. Der Aufwand hat sich gelohnt…. Er hat sich ein Stück Raum-Vorstellung erarbeitet und erwartet, dass sich diese nun bei ähnlicher Gelegenheit anwenden lässt…. Diese Angelegenheit kam gleich darauf in Form einer Strumpfhose, bei der es sehr störend im Schuh ist, wenn die Fersen, statt hinten an ihrem Platz zu sein, verwurstelt vorne in Falten liegen und drücken. Er legt also die Strumpfhose so vor sich auf den Boden, dass die Rückseite sichtbar ist und die Öffnung zu ihm zeigt. Er schlüpft hinein. Die Verwirrung ist gross! Denn was für’s T-Shirt galt, gilt für die Strupfhose nicht mehr.

Da können wir schmunzeln. Klar ist es nicht dasselbe, schliesslich schlüpft man von unten in’s T-Shirt, in die Strupfhose aber von oben. Was man mit fünf doch nicht alles lernen muss! Dabei hat Stefan bloss eine „best practice“ angewendet, wie wir das auch oft tun. Sind wir zuweilen nicht gleich „süss“ wie Stefan, wenn wir in einer viel komplexeren Situation Tatsachen antreffen, die für uns genau so verwirrend sind, wie die Raumvorstellung für Stefan? Im Nachhinein sind wir immer klüger und erleichtert, dass wir beim nächsten Mal wissen, wie wir vorzugehen haben. Aber das ist eine Illusion. Beim nächsten Mal erkennen wir nicht einmal, dass sich die Regel hier nicht anwenden lässt, weil es sich um eine andere Situation handelt und handeln völlig unbeholfen. Schmassmann schreibt, dass viele Dinge nicht gelernt, sondern erfahren werden. In den meisten Situationen, die der Mensch in den letzten paar Millionen Jahren angetroffen hat, hat er durch Erfahrung gelernt. Wir haben uns durch Erfahrung Regeln zurecht gelegt und sie im Langzeitgedächtnis gespeichert. Befinden wir uns auf der regelbasierenden Ebene, können wir auf die Regeln zurück greifen. Aber für die heutigen komplexen Situationen funktioniert das nicht mehr auf diese Weise. Um diese zu meistern ist es unumgänglich auf die wissensbasierte Ebene zu gehen, die Situation zu analysieren und Lösungen neu zu erfinden, ohne im Langzeitgedächtnis zu kramen. Natürlich kann die neue Lösung Komponenten gespeicherten Wissens enthalten, ist aber niemals vorgefertigt. Weil wir immer wieder versuchen, „best practices“ anzuwenden, die in der Vergangenheit erfolgreich waren, nehmen Denklücken und mit ihnen auch Zusammenbrüche und Misserfolge in Projekten zu.

Erfahrungen, die wir in komplexen Situationen gemacht haben, müssen zuerst aufbereitet werden, bevor wir sagen können, dass wir sie gelernt haben. Die Aufbereitung ist wissensbasiert und bewusst und kann mit Hilfe von Modellen geschehen, wie z.B. Senges Archetypen1.

1z.B. William Braun. The System Archetypes. 2002

Lessons Learned ist tot, es leben die Learning Stories

Wie kommt es, dass Sie beim Kaffeeautomaten dem Kollegen mühelos zuhören und ihn verstehen, wenn er von seinen Projekterlebnissen erzählt, dass Sie sich aber mühsam durch die nüchterne Sprache eines Protokolls und durch abstrakte Grafiken quälen, die von genau demselben Projekt handeln? Es kommt daher, dass der Kollege Ihnen eine Geschichte erzählt, in der er der Protagonist und manchmal auch der Held ist. Wenn seine Geschichte wirklich aus dem Projektleben gegriffen und authentisch ist, dann leben Sie mit und sind gierig darauf zu vernehmen, wie die Geschichte ausging. Der Vorteil von Geschichten liegt auf der Hand, wenn es darum geht, komplexe Botschaften zu vermitteln und nachhaltige Veränderungen anzustoßen. Geschichten füllen Fakten mit Leben und beantworten die Frage nach den Gründen. Geschichten helfen uns somit, Komplexität zu verstehen, weil sie unmittelbar anschaulich sind und eine eigene Ästhetik haben. Dadurch rufen sie in uns konkrete Vorstellungen hervor und sprechen nicht nur den Verstand an, sondern auch das Gefühl.
Gestern besuchte ich in München eine Einführung in Storytelling1. Sigrid Hauser von Consulting4quality ist nicht eine Märchentante, sondern weiss, wovon sie spricht. Sie hat viel Erfahrung mit IT-Projekten und kennt sogar den Zusammenhang zwischen dem kartesischen Produkt zweier Mengen und relationalen Datenbanken, was mich als Mathematiker natürlich besonders freute. Sigrid Hauer zeigte auf, welche Kraft in Geschichten stecken und wie sie als Mittel zur Weitergabe von erfahrenem Wissen genutzt werden können. Natürlich sind die Projektgeschichten des Projektleiters und diejenige des Engineers subjektiv gefärbt. Der Projektleiter des Kunden wird auch kaum dieselbe Geschichte erzählen, wie der Projektleiter des Lieferanten. Aber gerade das macht die Methode wertvoll und griffig. Die verschiedenen Perspektiven werden integriert und ergeben damit eine ganzheitliche aber dennoch lebensnahe Sicht der Ereignisse.
Auf der Arbeit von George Roth zum Thema „Learning Histories“2 basierend, habe ich für die Aufarbeitung von Projekterfahrungen folgende sechs Schritte entworfen:

  • In Interviews lässt man alle Beteiligte des Projekts ihre ureigenste Geschichte erzählen, um so die verschiedenen Perspektiven zu erfassen.
  • Die Interviewer dokumentieren die Geschichten und stellen verschiedene Perspektiven derselben Situation zusammen.
  • Das Dokument wird unter den Teilnehmern verbreitet.
  • In einem Workshop sucht man gemeinsam nach den archetypischen Handlungsmustern, den vorgeherrschten sozialen Dilemmata und den kognitiven Denkfallen und fragt sich, wann und bei welcher Gelegenheit Schwierigkeiten zum ersten Mal ihre Schatten voraus warfen.
  • Die Teilnehmer verarbeiten die Erkenntnisse aus dem Workshop in Metaphern, Gleichnisse oder Fabeln
  • An einem Verbreitungsworkshop erzählen die Projektmitarbeiter die neuen Geschichten, die nun die verschiedenen Perspektiven und die daraus gelernten Lektionen in unterhaltender und deshalb einprägsamer Weise integrieren

Die Vorträge können im Intranet in einer unternehmensinternen Clip-Datenbank zugänglich gemacht werden, ähnlich Youtube. Mit der Zeit werden im Unternehmen eine Menge geflügelte Worte und Geschichten kursieren, die das Wissen und die Projekterfahrungen nicht nur konservieren, sondern immer wieder weitertragen und verbreiten.
1http://www.consulting4quality.de/seminare.htm
2Art Kleiner & George Roth. Field manual for a learning historian. MIT-COL and Reflection Learning Associates, Boston 1996.