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Für die wirklich interessanten Managementsituationen haben wir keine Erfahrungen und gibt es keine Best Parctices!

In „und täglich grüsst das Murmeltier“ habe ich den Bereich, in welchem Erfahrungen und damit Best Practices möglich sind, gegenüber dem Bereich abgegrenzt, in welchem Situationen so selten sind, dass keine Erfahrungen gesammelt werden können. Insbesondere habe ich behauptet, dass die erlebbaren Projektsituationen paretoverteilt seien. Ich möchte diese Vorstellung noch etwas vertiefen.

Jeder Situation ist einbestimmtes Mass an Ungewissheit assoziiert

Als Variable habe ich in dem Artikel die Beschaffenheit eines Waldbodens vorgeschlagen und dies als Metapher für eine bestimmte Projektsituation verwendet. Die Bodenbeschaffenheit ist direkt verantwortlich für unsere Trittsicherheit. Je unebener der Boden, desto unsicherer sind wir in unseren Bewegungen. Auch in Projekten ist Unsicherheit, oder besser gesagt Ungewissheit, ein wesentlicher Faktor, der für das Gelingen des Projekts direkt verantwortlich ist. Beispielsweise ist es ungewiss, ob eine bestimmte Tätigkeit in der geplanten Zeit abgeschlossen werden kann. Es ist ungewiss, ob bekannte Risiken eintreten werden, z.B. ob in einem Bauprojekt das trockene Wetter anhält oder ob es ein früher Wintereinbruch geben wird. Es ist aber auch ungewiss, ob das Projekt unerwartete Ereignisse antreffen wird. Ereignisse, die das Projekt unerwartet treffen, sind nicht vorhersehbar. Ihnen kann auch keine Wahrscheinlichkeit zugeordnet werden, weil man sie nicht kennt. Sobald man sich ein mögliches Ereignis vorstellen kann, ist es nicht mehr unvorhergesehen. Daher kann ich auch kein Beispiel eines unvorhergesehenen Ereignisses gebe. Sobald ich ein Beispiel ausdenke, ist es nicht mehr unvorhergesehen.

Es ist ziemlich sicher, dass unser Zug fahrplanmässig ankommt, wenn es keine Baustellen gibt. Die Ungewissheit über die Ankunftszeit ist mässig. Zwar kann die Lok eine Panne haben oder die Strecke kann unerwarteterweise blockiert sein. Diese Ungewissheit besteht zwar, aber sie ist relativ klein, weil diese Ereignisse selten vorkommen. Existieren auf der Strecke eine Baustelle oder ist die Lok alt und ungewartet, dann ist die Ungewissheit, ob der Fahrplan eingehalten werden kann, schon grösser. Je mehr Baustellen auf der Strecke existieren, desto grösser die Ungewissheit.

Für Situationen sehr hoher Ungewissheit können wir keine Erfahrung sammeln, keine Intuition aufbauen und keine Best Practices angeben

Mässige Ungewissheit haben wir schon oft erlebt und uns eine gewisse Erfahrung dafür angeeignet. Hingegen sind wir auf grosse Ungewissheit, wie sie in wirklich komplexen Projekten anzutreffen ist, schlecht vorbereitet. Das bedeutet, dass wir für Projektsituationen mit grosser Unsicherheit keine Erfahrungen aneignen können. Und deshalb fehlt uns dafür auch jegliche Intuition, denn Intuition ist nach Herbert Simon einfach nur Wiedererkennen.

Situationen gänzlich ohne oder mit sehr geringer Ungewissheit gibt es nicht. Daher ist die Häufigkeit dort auch Null. Die Häufigkeit hat ein Maximum aber einer gewissen minimalen Ungewissheit. Das sind die alltäglichen Situationen. Wir haben dafür viel Erfahrung gesammelt und sind uns diese Ungewissheit gewohnt.Situationen mit mehr Ungewissheit werden immer seltener. Viele erleben Situationen mit sehr, sehr hoher Ungewissheit nur ein oder zwei Mal im Leben. Daher können sie dafür auch kein Gefühl entwickeln und keine Erfahrungen sammeln. Die Häufigkeit der Situationen mit hoher Ungewissheit nimmt aber nicht so stark ab, wie bei einer Normal- oder Exponentialverteilung. Situationen mit hoher Ungewissheit sind häufiger, als man denkt.

Die Paretoverteilung kennen wir auch bei der Verteilung der Grösse von Städten. Eine Ansiedlung ist erst eine Stadt, wenn sie eine bestimmte Einwohnerzahl hat. Darunter ist die Häufigkeit Null. Kleine Städte gibt es viele, grosse Städte weniger und Riesenstädte kommen selten vor, aber nicht so selten, dass man sich nicht noch grössere Städte vorstellen kann. Es ist gut denkbar, dass die grössten Städte an Einwohnerzahl in ein paar Jahren überholt werden.

Und täglich grüsst das Murmeltier…..

Erfahrung sammeln wir im Alltag, wenn wir unserer Tätigkeit nachgehen. Das Meiste, was in unsere Erfahrung gelangt, sind daher Alltagssituationen, Routine, Bestätigung. Unvorhergesehenes ist u.a. deshalb unvorhergesehen, weil es einmalig ist. Von einmaligen Situationen können wir keine Erfahrung aufbauen. Ich habe das so dargestellt:

Paretoverteilte Erfahrung
Paretoverteilte Erfahrung

 

Wie ist eine solche Darstellung zu deuten?

Welches Merkmal tragen wir auf der Abszisse auf? Nehmen wir als Beispiel einen Waldspaziergang. Man könnte z.B. die Bodenbeschaffenheit beim eintausendsten Schritt betrachten. Der Boden kann trockener Waldwegboden sein, also fest, eben und unbewachsen. Er könnte auch nass sein. Im Winter sogar eisbelegt. Gehen wir abseits der Wege, könnte der Boden mit Laub bedeckt sein. Er könnte von Moosen, Pilzen und/oder jungen Bäumen und Gestrüpp bewachsen oder mit Steinen belegt sein. Er könnte sumpfig sein oder gar ein Moor, das gar keinen definierbaren Boden hat. Der Wegboden könnte um einige Zentimeter abgesenkt sein, oder gar um einige Dezimeter oder Meter! Das Loch könnte zusätzlich noch bedeckt sein. Der Boden könnte im Extremfall auch ganz fehlen. Es könnten andere Unvorhersehbarkeiten geben, die ich da nicht nennen kann, weil es sonst keine Unvorhersehbarkeiten wären.

Nach der Häufigkeit ordnen

Ordnen Sie diese Bodenbeschaffenheiten nach der Häufigkeit ihres Vorkommens. Machen Sie tausend verschiedene Spaziergänge und erstellen eine Statistik der Bodenbeschaffenheit beim tausendsten Schritt. Was am Häufigsten vorkommt setzen Sie an den Anfang, was am seltensten oder sogar nie vorkommt, setzen Sie an’s Ende der Aufzählung. Dann bekommen Sie die charakteristische Kurve der Paretoverteilung.

Aus Erfahrung entwickelte Techniken

Für Situationen, die häufig vorkommen, haben Sie Erfahrung. Sie haben sie schon oft angetroffen und wissen aus Erfahrung, wie Sie sich darauf verhalten müssen. Z.B. ein eisbelegter Waldweg habe ich schon oft erfahren und Techniken entwickelt, um mich darauf fortzubewegen, ohne hinzufallen. Hingegen habe ich noch nie ein zugedecktes Loch in einem Waldweg angetroffen. Ich habe dafür keine Erfahrung und würde glatt hinein stürzen! Würde ich täglich an ein zugedecktes Loch heran laufen, würde ich Techniken der Achtsamkeit entwickeln, um solche Löcher zu entdecken und zu umgehen.

 

Projektverzögerungen trotz Erfahrung

Es sind in Projekten die seltenen und exzeptionellen Ereignisse, die – treten sie denn ein – unvorhergesehen sind und uns „hinein stürzen“ lassen. Dann müssen Ver- und Ausbesserungen gemacht werden, was zu Verzögerungen führt. Diese können derart gross sein, dass das Projekt übermässig länger dauert und bedeutend teurer wird, als geplant. Da hilft auch keine Erfahrung alltäglicher Projektsituationen.