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Der Pfad der Ungewissheit in Projekten

Sibylle Peters schrieb in Management von Ungewissheit1 einen Aufsatz zum Thema Projektorganisation und Projektmanagement unter den Bedingungen zunehmender Komplexität2

Auf Seite 154 veröffentlicht sie die Iterations-Wolken-Metapher-Grafik von Oesterreich/Weiss. Sie visualisiert die iterative Zielklärung und -annäherung. Ganz besonders gefreut hat mich, dass auch für Oesterreich/Weiss das Projektziel erst bei Projektschluss bekannt ist. Während der Projektabwicklung findet ein ständiger Projektdrift statt.

Die Grafik hat mir derart gefallen, dass ich sie übernommen und weiter entwickelt habe. Nach herkömmlicher Projektmanagementtheorie gibt es am Ende einer Projektphase immer einen Review der bisher erreichten Teilergebnisse, eine Justierung der Planung und einen Forecast der nächsten Phase. Solche Meilenstein genannten Reflektionspunkte können indess auch an beliebiger Stelle in der Projektabwicklung vorkommen, wenn immer die Verantwortlichen das Gefühl haben, das Projekt sei vom „richtigen“ Weg abgekommen.

Diese Reflektionspunkte sind in meiner Erfahrung keineswegs äquidistante Iterationszeitpunkte, wie sie das agile PM vorsieht. Neben den, in klassisch geplanten Projekten, vorgesehenen Meilensteine, gibt es weitere Momente der Besinnung, der Neuplanung und Korrektur. In jedem dieser Reflektionspunkte wird das Projektziel mehr oder weniger explizit neu definiert. Dadurch findet ein Zieledrift statt.

Der jeweilige Entscheidungsspielraum über die Marschrichtung ist nicht beliebig. Er engt sich sogar immer mehr ein, je weiter das Projekt fortgeschritten ist. Gewisse Entscheide hängen von früheren Entscheiden oder von Umweltbedingungen ab, die durch den bisherigen Projektverlauf geschaffen wurden. Das nennt sich Pfadabhängigkeit.

Geschieht etwas Unvorhergesehenes oder Unerwartetes, kann das mit einem Pfadbruch oder einer Unstetigkeit im Projektverlauf dargestellt werden. Das Projekt kann so wie bisher nicht fortgesetzt und muss neu aufgesetzt werden. Nach einem solch einschneidenden Ereignis ist sicher rasch ein Reflektionspunkt notwendig. Das Projekt muss neu geplant und berechnet werden. Die bisher erreichten Ergebnisse sind vielleicht nicht mehr viel wert. Dafür ist der Entscheidungsspielraum nach einem Pfadbruch wieder grösser, weil die historische Abhängigkeit fehlt.

Es kann aber auch passieren, dass niemand mehr weiss, was zu tun ist und alle orientierungslos vor sich hin wursteln. Das ist dann der Fall, wenn das Projekt den Planungshorizont des letzten Reflektionspunktes überschritten hat. Dann wird der Projektpfad holperig und faltig. Das Setzen eines Reflektionspunktes wird dringend notwendig. Jemand muss die Initiative ergreifen und das Projektteam zusammen rufen, um die nächsten Schritte zu definieren.

Das Modell ist effektiv brauchbar. Bisher wusste ich nicht so recht, was ich von Planung halten soll. Wozu planen, wenn es ja doch immer anders heraus kommt? In der Grafik wird aber klar, wie wichtig Planung für die nächste Periode wird. Eine Periode ist der Zeitraum zwischen zwei Reflektionspunkten. Agiles PM spricht von Iterationszyklen. Iteration bedeutet aber, stets dieselben Scheibchen von der Wurst abzuschneiden. Eine Iteration läuft stets nach demselben Programm ab, sogar dann, wenn das Programm obsolet geworden ist. Ich spreche deshalb lieber von Rekursion. Rekursion definiert die nächste Periode aufgrund des aktuellen Zustands. Rekursionszyklen sind nicht immer gleich lang, sondern passen sich an den momentanen Projektzustand an3.

1Böhle, Fritz & Busch, Sigrid (Hg): Management von Ungewissheit – Neue Ansätze jenseits von Kontrolle und Macht. transcript Verlag, Bielefeld 2012

2ebenda, S. 137-175

3 Siehe Frage 10 der Frequently asked questions über systemisches Projektmanagement

Wann ist ein Projekt ein Projekt?

Eines der besten PM-Blogs ist eben das pm-blog von Stefan Hagen1. Würden wir uns zum Bier treffen, dann würden unsere Diskussionen wohl sehr lang und erst ab einem gewissen Ethanolbestand verlangsamt und unterbrochen werden. Sein neuster Artikel „Wann ist ein Projekt ein Projekt?“ fokussiert meine Aufmerksamkeit auf der Stelle (Danke, Herr Hagen, es ist erst 7 Uhr morgens). Das Thema hatte ich hier ja auch schon, und in Herrn Hagens Terminologie gehöre ich zu denjenigen, die an Projektitis leiden. Aber es tut gar nicht weh. Immerhin möchte ich darauf hinweisen, dass Bauunternehmer, Fensterbauer, Telekommunikations- und IT-Firmen und viele andere mehr ihre Geschäfte als Projekte abwickeln und gar nichts anderes kennen. Für einen Bauunternehmer, der sich auf Einfamilienhäuser (EFH) spezialisiert hat, ist jede einzelne Baustelle ein Projekt und hat einen Projektleiter, auch wenn er schon Tausend EFH gebaut hat und es somit längst Routine geworden ist.
Ich vertrat auch lange Zeit die Meinung, dass Projekte sehr einmalig sein müssten und „man“ pro Jahr ein bis zwei Projekte antrifft. Als ich einmal mit meinem Bruder, der aus der Baubranche kommt, über Projektmanagement diskutierte, sagte er in einem bedauernden Ton: „Aber unsere Projekte sind für Dich ja keine Projekte“. Mittlerweile habe ich begriffen, dass man nie zweimal in den gleichen Fluss steigt. Jede EFH-Baustelle ist nämlich anderes, schon nur aus dem Grunde, weil jeder Bauherr anders tickt und andere Werte hat.
In meiner Weltanschauung gibt es nicht wenig Projekte und viel Routine. In meiner Weltanschauung gibt es so gut wie keine Routine. Stanislaw Jerzy Lec sagte einmal

Manche leben mit einer so erstaunlichen Routine, dass es schwerfällt zu glauben, sie lebten zum ersten mal

Für viele werden sogar erst- und einmalige Dinge so schnell zur Routine, dass sie die andauernde Erstmaligkeit nicht mehr erkennen. Denken Sie an Urlaub! Sind Ihre Urlaubsunternehmen zur Routine geworden? Hoffentlich nicht. Sie möchten am Ende eines jeden Urlaubs sagen können: „Mann, das war ein einmaliger Urlaub“ und das, obwohl Sie schon Dutzende Male Urlaub machten. Und wer schon mal in schlechten Hotels war, nur auf Flughäfen herum gesessen hatte, im Urlaub erkrankt war oder sonstigen Ärger hatte weiss erst recht, dass jeder Urlaub einmalig ist. Daher ist Urlaub für mich ein Projekt. Und für mich macht es bei allem, was ich tue Sinn, dieselbe Überlegungen anzustellen, wie bei einem „richtigen“ Projekt. Deshalb ist für mich alles ein Projekt. Denn neuartig ist es eh. Daher sind die Kriterien an ein Projekt nicht Neuartigkeit und Komplexität, sondern

  • Veränderung und
  • Komplexität

Ein Projekt hat die Aufgabe, etwas zu verändern. Ein EFH verändert die Landschaft, den Umsatz des Bauunternehmers und das Leben des Bauherrns. Alles, was zu einer Veränderung beiträgt (und einen gewissen Komplexitätsgrad hat) ist für mich ein Projekt.
Im zweiten Teil seines Artikels geht Stefan Hagen noch auf die Frage ein, inwiefern sich Projekte standardisieren lassen. Ein höchst interessanter Artikel, mit einer ansprechenden Grafik.

1Hagen, S. Wann ist ein Projekt ein Projekt? 15. März 2010. http://pm-blog.com/