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Strukturen dienen der Funktionalität komplexer Systemen

Management kann viel von der Natur und vom Leben lernen. Leben ist komplex. Leben ist aber auch vielschichtig und beginnt gewiss auf der biologischen Ebene. Wie sieht dort die Natur des Lebens aus? Manche würden hier darüber räsonieren, ob es sich eher nur um komplizierte denn komplexe Abläufe handelt, aber das tut hier nichts zur Sache. Komplexität ist graduell. Die Biochemie der Zelle hat auf jeden Fall einen geweissen Komplexitätsgrad.

 

Komplexität kommt durch Abhängigkeiten und Dynamiken zustande

Schon auf der biochemischen und biologischen Ebene des Lebens gibt es lauter gesetzmässige Abläufe, Reaktionen, Schnittstellen, Notwendigkeiten und Zufälle! Auch auf höheren Ebenen finden wir immer wieder Prozesse, Hierarchien, Zwänge, Abhängigkeiten. Man denke z.B. an ein Biotop wie der Serengeti mit ihren Löwenfamilien und Gnuherden. Das Leben eines Affen verläuft in strengen hierarchischen und konventionalen Bahnen.

Wenn wir jemand auf der Strasse zufällig auswählen und fragen, was ihm am oder im Leben komplex erscheint, wird er vielleicht antworten: „Komplex ist mein Leben wegen der vielen Abhängigkeiten und Vorschriften, die ich befolgen muss, wegen der vielen Abläufe, die ich einhalten muss und wegen der vielen Konventionen, die ich beachten muss. Ich sehe vor lauter Bäumen, den Wald nicht mehr!“

Das ist im Management und insbesondere im Projektmanagement nicht anders. Z.B. müssen wir in Projekten den Werkvertrag beachten, die neuen Wissensfelder des PMBOK, die Laune des Kunden, die Regeln des agilen Projektmanagements oder die Einschätzung des CEO, wie strategisch das Projekt ist.

 

Abläufe und Prozesse erhöhen die Komplexität

In Komplexität revisited1 habe beschrieben, wie ein einfaches physikalisches System von einer niedereren auf eine höhere Komplexitätsstufe gelangt und was dabei passiert. Genauso verhält es sich mit unseren kulturellen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Systemen, in denen wir uns befinden (um nicht die negative Formulierung zu verwenden: „…in denen wir gefangen sind, wie der Affe in seiner Horde“).

Im physikalischen System kam es zu Konvektionszellen. Aus der Sicht eines Flüssigkeitspakets ist eine Konvektion ein Ablauf und alle die Konvektionszellen zusammen unterliegen einem Prozess. Zuvor war die Flüssigkeit in einem symmetrischen, also unordentlichen Zustand hoher Entropie, in dem sich alle Flüssigkeitspakete frei gegeneinander bewegten. Der Prozess führte zu einem Symmetriebruch und strukturierte das System.

Symmetriebrechende Prozesse sind also ein Charakteristikum einer höheren Komplexitätsstufe. Unsere Welt ist deshalb so komplex, weil es so viele Prozesse und Abläufe gib!

 

Prozesse reduzieren die Entropie, nicht die Komplexität!

In seinem ausserordentlich spannenden Blog wandelweb2 erklärte Paul Bayer das Wheeler-Chart. Auf der unteren Ebene befindet sich das System in einem strukturlosen Zustand hoher Entropie. Auf der oberen Ebene ist das System durch Prozesse strukturiert.

Prozessdesign wird also nicht gemacht, um Komplexität und Ungewissheit zu reduzieren, wie z.B. Schreyögg noch 1999 meinte. Nach Schreyögg ist „die organisatorische Strukturbildung in den Prozess einzuordnen, der die Umweltkomplexität auf ein für das System bearbeitbares Maß“ reduziert3.

Durch Prozesse, Verabredungen, Konventionen und Policies nimmt die Komplexität des Systems vielmehr zu. Dank dieser Komplexität kann das System – die Organisation, das Projekt – funktionieren. Das wurde mir in letzter Zeit immer klarer, als ich über den Sinn von Prozessen nachdachte.

Abschliessend möchte ich jedoch darauf hinweisen, dass Prozesse nur funktionieren, wenn sie mit dem System kompatibel und untereinander kohärent sind. Sinnlose oder überladene Prozesse, die von Bürokraten künstlich am Leben gehalten werden, machen das System instabil und führen zum Kollabs.

1Addor, P. Komplexität revisited. August 2008
http://www.anchor.ch/wordpress/komplexitat/komplexitat-revisited-2

2Bayer, P. Das Wheeler-Chart. November 2007.
http://www.wandelweb.de/blog/?p=31

3Schreyögg, G. Organisation – Grundlagen moderner Organisationsgestaltung. 3. Aufl. Wiesbaden 1999: Gabler