Ambient Awareness dank Social Project Management

Die Konsequenzen der meisten unvorhergesehenen Ereignisse in Projekten, in denen ich in irgend einer Rolle zu tun hatte, hätten verhindert oder wenigstens abgeschwächt werden können, wenn alle Projektstakeholder immer alle Informationen zur Verfügung gehabt hätten. Aber wie lässt sich das erreichen, wenn man nicht ein ständig laufendes Projektmeeting machen will? Schon nur wöchentliche Projektmeetings sind zu viel, und wenn man auch noch alle Stakeholders dabei haben will, kämen bald einmal mehrere Dutzend Leute zusammen. Ein unvorstellbarer Horror!

Ich spreche hier – wie man das von mir gewohnt ist – von Migrations- und Integrationsprojekten, die das Ziel haben, entweder etwas Neues zu implementieren oder etwas bestehendes zu ersetzen. Die meisten Projekte sind Migrations- und Integrationsprojekten1. Die Tatsache, dass es eine Auftraggeberseite (hier „Kunde“ genannt) und eine Auftragnehmerseite (hier „Lieferant“ genannt) gibt, führt dazu, dass es separate Projektmeetings beim Kunden und beim Lieferanten gibt sowie solche, an denen sowohl Kunden- als auch Lieferantenvertreter teilnehmen. Bei allen Meetings fehlt immer gerade jemand, der die benötigten Informationen hätte, so dass viele Traktanden mit der Feststellung schliessen, dass sich jemand darum kümmern und die nötigen Informationen zusammentragen werde.

Die wirklich wichtigen Entscheidungen finden aber manchmal auch ausserhalb der offiziellen Meetings statt. Entweder entscheidet das oder die Managements über die Köpfe der Projekjetleiter hinweg oder Projektmitarbeiter entscheiden etwas Inoffizielles in der Kaffeeecke.

Die Lösung könnte Social Project Management heissen.

Das deutsche Wikipedia kennt den Begriff überhaupt nicht. Von drei PM-Experten hat nur einer auf die Frage, warum Social PM so wenig beachtet wird, reagiert und zugegeben, dass ihm der Begriff fremd sei. Dabei gibt es unzählige Quellen im Web. Ein interessanter Artikel veröffentlichten Shilpa Gupta und Himanshu Bansal auf ihrer Website2

Das englische Wikipedia behandelt den Begriff zwar ganz gut, hängt Social PM aber an der Tatsache auf, dass Projektteams meistens verteilt seien und bleibt in diffuser Unbestimmtheit stecken.

Warum Social PM?

Eine typische Projektsituation wird von den meisten Leuten als etwas Komplexes wahrgenommen. In letzter Zeit wächst die Einsicht, dass Intuition eine wesentliche Voraussetzung ist, um komplexe Situationen erfassen und verarbeiten zu können. Ein Activity Stream, wie er von Social Media Systemen erzeugt wird, führt zu einer „ambient awareness“, die intuitiv zustande kommt und ein gutes Gefühl für das Projekt hervorbringt.

Das Kernstück müsste etwa so funktionieren, wie Facebook. Jeder Projektstakeholder schreibt, was er gerade macht. Viele dieser Einträge können auch automatisiert werden. Wenn z.B. jemand ein Programm installiert hat, dann kann eine Spidersoftware Teile aus dem Installationslog in das Social PM Tool übernehmen. Eine Punktevergabe à la Klout verleiht dem Erfassen der Aktivitäten einen gewissen sportlichen Eifer.

Manche mögen befürchten, dass ein Activity Stream zu einer Informationsüberflutung führt. Ich glaube, das Gegenteil ist der Fall. In einem Activity Stream liest man nicht jeden Eintrag sorgfältig, sondern erfasst mit einem Blick „what’s going on“. Das ist genau, was man unter Ambient Awareness versteht.

Was bringt Social PM?

  • Ambient Awareness ist das intuitive Erfassen einer Situation, was die Achtsamkeit erhöht und die Ungewissheit reduziert. Dadurch können schwache Signale frühzeitig wahrgenommen werden, ein grosse Hilfe im Begegnen von Unvorhergesehenem.
  • Das überaus wichtige Thema der Kommunikation in Projekten kann damit in den Griff bekommen werden. Die „Meetingitis“ kann eingedämmt werden. Das wirkt sich auch positiv auf die Kosten aus.
  • Sowohl das klassische als auch das agile PM empfehlen, ein Projekttagebuch zu führen, um einerseits jederzeit Rechenschaft ablegen zu können und andererseits, um einen Überblick zu bewahren, was wann durch wen gemacht worden ist. Genau das wird durch ein Activity Stream gewährleistet.

Vielen wird Social PM suspekt vorkommen, weil Social Media höchstens für Marketingprofis brauchbar ist. Alle anderen, die sich damit befassen, sind eher digital nerds. So das gängige Clichee. Aber ich denke nicht, dass Social Media eine derartige Resonanz hätte, wenn nicht mehr dahinter stecken würde. Das Ganze steht und fällt selbstverständlich mit den Social Media Skills vor allem des Projektleiters, aber auch der übrigen Projektmitarbeiter. Daher müssten moderne PM-Ausbildungen unbedingt auch ein Social Media Modul enthalten!

1Ein Gegenstück zu Migrations- und Integrationsprojekten sind Entwicklungsprojekte, die etwas anders ticken und Zielobjekte von Scrum und anderen agilen Techniken sind.

2Shilpa Gupta und Himanshu Bansal.  Can Social Media help Project Management? www.shilpagupta4.com/ August 2011,

7 Gedanken zu „Ambient Awareness dank Social Project Management“

  1. Stimmt, den Begriff Social PM gibt es im deutschen Wikipedia tatsächlich nur als Entwurfsartikel, aber genau die im Artikel beschriebene Philosophie haben wir in unser PM Tool, welches tatsächlich den Namen Social PM trägt, integriert. Vor allem der Bottom-Up Gedanke und die Erhöhung des Informationsgrades durch integrierte Activity Streams ist dabei der Kern für die Steigerung des Informationsgrades aller Mitarbeiter.

  2. Guter Anstoß Peter, danke! Ich hab das in Projekten öfters mit yammer.com gemacht und in der Tat so etwas wie „Marktplatz-Feeling“ zustande gebracht, daneben Mails und sinnlose Meetings ein wenig reduziert. Der Aufbau einer gemeinsamen Kultur hat lange gedauert.
    Es gibt aus meiner Erfahrung ein paar wichtige Schlüsselbereiche: Was es für ein Gelingen braucht, ist eine „Kultur 2.0“, die alle Beteiligte leben. Es braucht entsprechende Kompetenzen in der Online-Welt. Sonst landen wir recht schnell wieder bei der 90:9:1-Regel, wo ein paar wenige den Diskurs bestimmen und viele andere nichts sagen. Schweigen ist bei Projekten zu wenig. Spannend ist es auch, wie externe da integriert werden können.
    Ich bin davon überzeugt, dass wir in den Ausbildungen vor allem die Webliteracy-Kompetenz fördern müssen und auch klar machen, dass Web kein Spielzeug, kein Hobby sondern ein wichtiges Werkzeug geworden ist. Das müssen alle beherrschen (alternativlos!). Das ist eine Voraussetzung für Social Projekt Management im oben beschriebenen Sinne.

  3. Peter, Du hast recht. Die Gefahr ist gross, dass ein solches Tool nur vor ein paar wenigen genutzt werden. Dadurch würde das Ziel der „Ambient Awareness“ verfehlt. Schweigen ist in der Tat zu wenig. Und es kann natürlich nicht sein, dass der PM allen hinten nach jagen muss, um sie zu ermuntern, etwas ins SoMe-PM-Tool zu schreiben.

    Umso mehr müssen wir fordern, dass SoMe ein fester Bestandteil von PM-Ausbildungen ausmacht. Aber sag das mal den Leuten! Die schauen Dich nur gross an. An Anlässen, wie z.B. dem pmcamp wird vermutlich vor allem über Earned Value Analysis und Zertifizierung gesprochen, statt über SoMe. Aber nicht PMP-Zertifizierung ist gefragt, sondern ein Klout-Score höher ab 40, wer Projekte machen will… 😉

    1. Hallo zusammen,

      zuerst: Ich halte die Diskussion für wichtig und relevant. Schade ist nur, dass „Social PM“ noch nicht so definiert ist, dass wir auf ein allgemein gültiges Begriffsverständnis zurück greifen könnten. Deshalb befürchte ich, dass das Thema voller Missverständnisse ist.

      Ich versuche mal, meine „Interpretation“ von Social PM zu skizzieren:

      – Im Kern versucht man auch durch das Befolgen agiler Prinzipien, Social PM zu betreiben.
      – Denn wirklich komplexe Projekte können nur gelöst werden, wenn Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen.
      – Dies wiederum erfordert intensive Kommunikation und Austausch, denn nur so sind vielfältige Kompetenzen, Sichtweisen etc. für das Projekt nutzbar. Soziale Systeme = Kommunikation.
      – Was ich bei der Diskussion vermisse: Reife, selbstorganisierte Teams brauchen einen klaren Rahmen (boundaries) und gemeinsame Werte. Dies gilt sowohl für die Zusammenarbeit in der „analogen“ wie auch in der „digitalen Welt“. Das ist meines Erachtens wirkliches Social PM.

      Fazit: Es geht weniger um die Technologie als vielmehr um die Kultur. Technologie kann Kommunikation und Kollaboration sehr effektiv unterstützen. Aber auch hier braucht es Regeln, Werte, Führung und (sogar) Management.

      Ich freue mich auf eine spannende Diskussion.

      Stefan

      PS: @Peter: Ich kann Dir versprechen, dass auf dem PM Camp über seeehr vieles gesprochen wird, aber sicher nicht über Earned Value 😉

      1. Du hast völlig recht, Stefan. Ich bin ja selber auch nicht der Tools-Freak und alle die schönen PM-Tools mit Bells and Whistels sind mir eher suspekt. Vor allem unter zusätzlicher Berücksichtigung von Peter Webhofers Einwänden glaube ich auch nicht, dass man ein Projekt out of the Blue mit SoMe führen kann.

        Andererseits gibt es für SoMe ja bereits Werte, Regeln und sogar eine Kultur. Das Wissen darum kann übernommen werden, wenn in einem Unternehmen SoMe als Führungsinstrument eingeführt werden soll. Zusätzlich habe ich oft beobachtet, dass die pragmatische Einführung einer baren Technik die benötigte Kultur a posteriori erzeugt hat. Technische Tools, die einfach mal eingeführt werden, können einen Druck erzeugen, der zum plötzlichen Auftauchen von neuen Regeln oder Werten führt.

  4. toller artikel! spricht mir aus der seele! wir versuchen gerade mit der einführung von salesforce und chatter etwas ähnliches in einem fachverlang der tourismusbranche umzusetzen. das wird sehr spannend, da die belegschaft alles andere als aus digital natives besteht.

    ich hoffe in zukunft mehr über social PM zu lesen und zu erfahren!

    johannes

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.