Lessons Learned in Projekten

Ich schätze, dass die Kosten, die durch Fehler im Projektmanagement verursacht werden, in die Milliarden gehen und wundere mich, warum so wenige Organisationen dieses Sparpotential nutzen. Es scheint mir fast zynisch, wenn man Verluste zwar zähneknirschend hinnimmt, aber darauf hinweist, kein Geld zu haben, um aus Fehlern zu lernen. Zwar gibt es in Projektabschlussmeetings zuweilen ein Traktandum "Lessons Learned". Das wird jedoch in der Regel sehr stiefmütterlich angegangen, obwohl es auch für Lessons Learned Best Practices gäbe.

In Workshops arbeiten wir mit den Projektleitern und identifizieren typische Handlungsmuster.

  Zwei mögliche Strategien:

Lessons Learned basiert auf drei Säulen:

1. Erkennen und klassifizieren von Fehlern benötigt Kenntnisse der Resultate der aktuellen Fehlerforschung, Klassifikation von Fehler, ihre Entdeckung und Vermeidung. Des Weiteren sind Kenntnisse zur systemischen Darstellung von Auswirkungen der Fehler von Vorteil.

2. Kurzfristige Anwendung der Erkenntnisse: Übernehmen der Erfahrungen in die "Risikolandkarte" des nächsten Projektsschrittes oder - projektübergreifend - des nächsten Projekts. Das bedeutet, generische Fehlermuster zu erkennen und diese geeignet zu dokumentieren, um daraus Risiken für den nächsten Projektschritt zu antizipieren.

3. Nachhaltige Bedeutung: Implementieren organisatorischer oder kultureller Strukturen, die die das Vermeiden entdeckter Fehler unterstützen, was die Konzeption und Implementierung von organisatorischen oder gar kulturellen Veränderungen nach sich zieht. Das kann durch ein  Organisationsentwicklungsprojekt sicher gestellt werden.  

Während Best Practices - die Konservierung erfolgreichen Handelns - im Projektmanagement weit verbreitet sind, fristen Lessons Learned - Lernen aus Fehlern - eher ein Schattendasein. Zwar hat jedes IT-System ein Fault Management, aber aus menschlichen Fehlern zu lernen entspricht leider kaum der kollektiven Bedürfnislage unserer Zeit. Auch die Evolution - dieser erfolgreiche Manager des Unternehmens "Natur" - lernt ausschliesslich aus Fehlern und konserviert niemals erfolgreiche Spezies. Das wäre reiner Lamarckismus. Jede Spezies hat sich in dauernd ändernden Umgebungen zu behaupten. Gelingt das nicht, verschwindet sie von der Erd- und anderen Oberflächen. Genauso müssen wir versuchen, Wege und Pläne, die sich als Fehler herausstellen, in Zukunft zu vermeiden. Dazu müssen wir uns aber daran gewöhnen, unsere Aufmerksamkeit auf Fehler zu lenken.

Kerstin Endres und Rüdiger von der Weth schreiben in „Ja mach’ nur einen Plan – Pannen und Fehlschläge – Ursachen, Beispiele und Lösungen“: Sie unterlagen Fehleinschätzungen weil sie etwas taten, das sich bisher bewährt hatte. Hier wird eine Tücke von Erfahrungen deutlich: sie verführt zu gedankenloser Anwendung erfolgreicher Verhaltensmuster. Umso wichtiger ist es für die Beteiligten, dass sie die beschriebenen Misserfolge als Erfahrung nutzbar machen können.“

Karl Weick stellt in seinem Buch „Das Unerwartete managen – Wie Unternehmen aus Extremsituationen lernen“ fest, dass sich High Reliability Organisations immer auf Fehler konzentrieren und gegenüber positiven Erfahrungen skeptisch sind.